Certyneo et Make : automatiser la signature en ingénierie

Pourquoi automatiser la signature électronique en ingénierie avec Make ?

Le secteur de l'ingénierie génère un volume considérable de documents contractuels : marchés de maîtrise d'œuvre, avenants, PV de réception, contrats de sous-traitance, attestations de conformité et rapports d'études. Selon une étude du cabinet McKinsey (2024), les équipes d'ingénierie consacrent en moyenne 27 % de leur temps de travail à des tâches administratives répétitives, dont la collecte et le suivi des signatures figure parmi les plus chronophages.

Connecter Certyneo à une plateforme d'automatisation comme Make (anciennement Integromat) permet de transformer ces processus manuels en workflows intelligents, où chaque signature est déclenchée, suivie et archivée sans intervention humaine. Ce guide vous explique, étape par étape, comment mettre en place cette intégration dans un contexte d'ingénierie B2B, en respectant les exigences réglementaires eIDAS.

Nous aborderons successivement l'architecture de l'intégration, la configuration pas à pas dans Make, les déclencheurs et actions disponibles, puis les bonnes pratiques spécifiques au secteur ingénierie.

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Comprendre l'architecture Make + Certyneo pour l'ingénierie

Make (Integromat) : une plateforme d'orchestration no-code

Make est une plateforme d'intégration et d'automatisation visuelle qui permet de créer des scénarios reliant des centaines d'applications via des modules drag-and-drop. Contrairement à Zapier, Make offre une logique conditionnelle avancée, des itérateurs, des agrégateurs et des routeurs, ce qui en fait un outil particulièrement adapté aux workflows complexes de l'ingénierie (multi-parties, multi-étapes, documents avec plusieurs signataires).

Make se positionne entre vos outils métiers (ERP, CRM, outils de gestion de projet comme Autodesk Construction Cloud, Procore, ou Microsoft Project) et Certyneo, en orchestrant les flux de données et les déclencheurs de signature.

L'API Certyneo : le point d'entrée de l'intégration

Certyneo expose une API RESTful complète permettant d'effectuer toutes les opérations disponibles depuis l'interface graphique : création de demandes de signature, ajout de signataires, définition des champs de signature, envoi des notifications, récupération du statut et téléchargement des documents signés. L'API utilise l'authentification OAuth 2.0 et le format JSON, ce qui garantit une compatibilité native avec Make via le module HTTP ou, idéalement, via un connecteur Certyneo dédié.

L'API Certyneo respecte les standards d'interopérabilité définis par la norme ETSI EN 319 132 pour la signature XAdES et ETSI EN 319 122 pour CAdES, assurant ainsi que chaque signature produite est juridiquement opposable dans toute l'Union européenne.

Topologie typique d'un workflow ingénierie

Dans un bureau d'études ou une société d'ingénierie, un workflow typique ressemble à ceci :

1. Déclencheur : un nouveau contrat de sous-traitance est créé dans l'ERP (ex. SAP, Sage, ou un outil de gestion de projets BTP).
2. Extraction : Make récupère les métadonnées du contrat (parties, montant, références de chantier).
3. Génération du document : le générateur de contrats par IA de Certyneo produit le document PDF structuré.
4. Création de la demande de signature : Make appelle l'API Certyneo pour créer la demande et ajouter les signataires dans l'ordre défini.
5. Signature séquentielle ou parallèle : Certyneo envoie les liens de signature aux parties concernées.
6. Notification et archivage : à réception de chaque signature, Make déclenche une notification Slack/Teams et archive le document signé dans votre GED (SharePoint, Google Drive, Egnyte, etc.).

Cette architecture élimine les échanges d'e-mails manuels et garantit une traçabilité complète, indispensable lors des audits de projets d'ingénierie.

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Configuration pas à pas de l'intégration dans Make

Étape 1 — Créer le scénario et configurer la connexion Certyneo

Dans votre espace Make, créez un nouveau scénario. Si le connecteur natif Certyneo est disponible dans le marketplace Make, sélectionnez-le directement ; dans le cas contraire, utilisez le module HTTP > Make a request ou HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Pour configurer la connexion :

• Base URL : `https://api.certyneo.com/v1`
• Méthode d'authentification : OAuth 2.0 (Client Credentials) ou clé API Bearer Token, selon la configuration de votre compte Certyneo
• Clé API : disponible dans votre tableau de bord Certyneo, section Paramètres > Intégrations > API

Conserve ta clé API dans le gestionnaire de connexions de Make (et non en dur dans le scénario) pour respecter les bonnes pratiques de sécurité.

Étape 2 — Définir le déclencheur adapté au secteur ingénierie

Le choix du déclencheur est déterminant. Dans l'ingénierie, les déclencheurs les plus courants sont :

| Déclencheur | Module Make | Cas d'usage | |---|---|---| | Nouveau fichier dans un dossier SharePoint | SharePoint > Watch Files | Contrat déposé par le commercial | | Nouvelle ligne dans un tableur Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Suivi des marchés à signer | | Webhook entrant depuis l'ERP | Webhooks > Custom Webhook | Bon de commande validé dans SAP | | Nouveau ticket Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Livrable de phase nécessitant validation client |

Pour les workflows d'ingénierie complexes (ex. signature d'un marché de maîtrise d'œuvre nécessitant la co-signature d'un directeur technique et d'un directeur juridique), le déclencheur Webhook entrant depuis l'ERP offre la flexibilité la plus grande.

Étape 3 — Créer la demande de signature via l'API Certyneo

Une fois le déclencheur configuré, ajoutez un module HTTP pointant vers l'endpoint de création de demande de signature Certyneo :

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Le corps de la requête JSON inclut :

```json { "name": "Contrat sous-traitance - Projet {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Notez l'utilisation du niveau de signature `advanced` (signature électronique avancée, SEA), conformément aux exigences eIDAS pour les contrats d'ingénierie de valeur significative. Pour les documents internes à faible enjeu, le niveau `simple` suffit.

Étape 4 — Gérer les notifications et l'archivage post-signature

Après la création de la demande, ajoutez un second branchement dans votre scénario Make, déclenché par un Webhook Certyneo signalant la complétion de la signature. Certyneo envoie automatiquement un POST vers l'URL webhook que vous aurez définie dans les paramètres de la demande.

À réception de ce webhook, votre scénario peut :

• Télécharger le PDF signé et horodaté via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• L'archiver dans votre GED (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Mettre à jour le statut du contrat dans votre ERP ou CRM
• Envoyer une notification automatique à l'équipe projet via Slack, Teams ou par e-mail
• Déclencher la facturation ou l'ouverture d'un nouveau projet dans votre outil de gestion

Cette chaîne d'actions garantit une traçabilité bout-en-bout du cycle de vie du document, exigence fondamentale dans les projets soumis à audit (certification ISO 9001, marchés publics, projets Seveso).

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Bonnes pratiques spécifiques au secteur ingénierie

Gérer les signatures multi-parties et les workflows séquentiels

L'ingénierie implique souvent des documents nécessitant plusieurs signataires dans un ordre précis : d'abord le chef de projet, puis le directeur technique, enfin le représentant légal de l'entreprise cliente. Certyneo gère nativement la signature séquentielle via le paramètre `order` dans la liste des signataires.

Dans Make, vous pouvez dynamiquement construire le tableau des signataires en utilisant un Array Aggregator qui collecte les données de signataires depuis votre ERP ou un tableau de référence, avant de les injecter dans la requête API Certyneo. Cette approche permet de gérer des marchés avec 5 à 10 signataires sans modifier le scénario.

Associer les signatures aux dossiers de chantier

Dans l'ingénierie, chaque document signé doit être associé à un dossier de projet précis. Utilisez les métadonnées personnalisées de Certyneo pour stocker le numéro d'affaire, la phase de projet et le code marché. Ces métadonnées seront restituées dans le webhook de complétion et pourront être utilisées par Make pour archiver le document dans le bon dossier de votre GED.

Cette pratique s'aligne sur les exigences de la norme NF EN ISO 19650 (management de l'information dans le BIM) et facilite les audits documentaires en fin de projet.

Surveiller la qualité et les erreurs de workflow

Make offre un journal d'exécution détaillé pour chaque scénario. Dans un contexte professionnel, configurez des alertes e-mail ou Slack sur les scénarios en erreur, et utilisez le module Error Handler de Make pour gérer les cas d'échec de l'API Certyneo (rate limiting, document trop volumineux, signataire introuvable).

Si vous souhaitez comparer les capacités de Certyneo avec d'autres solutions du marché avant de vous lancer dans l'intégration, consultez notre comparatif des solutions de signature électronique pour identifier la solution la mieux adaptée à votre contexte d'ingénierie.

Enfin, pour maximiser le retour sur investissement de votre workflow automatisé, notre calculateur ROI de signature électronique vous permet d'estimer précisément les gains de temps et les économies réalisables selon le volume de documents traités par votre bureau d'études.

Cadre légal applicable à la signature électronique en ingénierie

Fondements juridiques de la signature électronique

En droit français, la valeur juridique de la signature électronique repose sur l'article 1366 du Code civil, qui dispose que « l'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier », et sur l'article 1367, qui précise que « la signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur et manifeste son consentement ».

Au niveau européen, le Règlement eIDAS n° 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), complété par eIDAS 2.0 (Règlement UE 2024/1183), définit trois niveaux de signature électronique :

• SES (Signature Électronique Simple) : adaptée aux documents internes à faible enjeu.
• SEA (Signature Électronique Avancée) : recommandée pour les contrats d'ingénierie courants, les marchés de sous-traitance et les bons de commande. Elle garantit l'identification fiable du signataire et l'intégrité du document.
• SEQ (Signature Électronique Qualifiée) : requise pour les actes authentiques et certains marchés publics de grande envergure.

Obligations spécifiques au secteur ingénierie

Dans le cadre des marchés publics, le décret n° 2016-360 relatif aux marchés publics impose la dématérialisation complète au-delà de certains seuils. Les actes d'engagement et les contrats de sous-traitance doivent être signés avec une SEA ou SEQ conforme eIDAS, produite par un prestataire de services de confiance qualifié (QTSP) listé sur la Trusted List européenne.

La norme ETSI EN 319 132 définit les profils XAdES utilisés pour la signature XML avancée, tandis que ETSI EN 319 122 couvre les profils CAdES pour la signature de documents binaires. Certyneo respecte ces standards, garantissant l'interopérabilité et la reconnaissance transfrontalière des signatures.

RGPD et protection des données des signataires

Le traitement des données personnelles des signataires (nom, e-mail, données biométriques de signature) est soumis au Règlement RGPD n° 2016/679. En tant que responsable de traitement, votre entreprise d'ingénierie doit s'assurer que Certyneo agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 RGPD, avec un DPA (Data Processing Agreement) en bonne et due forme. Les données de signature doivent être conservées pour la durée de prescription applicable (5 ans pour les contrats commerciaux selon l'article L. 110-4 du Code de commerce, 10 ans pour les marchés de construction en raison de la garantie décennale).

Directive NIS2 et sécurité des workflows automatisés

Les sociétés d'ingénierie opérant dans des secteurs critiques (énergie, transport, eau) peuvent être soumises à la Directive NIS2 (2022/2555/UE), transposée en droit français par la loi du 14 avril 2025. Cette directive impose des exigences de sécurité sur les systèmes d'information, incluant les workflows d'automatisation connectés à des prestataires tiers comme Make et Certyneo. Il convient de documenter les flux de données, de chiffrer les communications (TLS 1.3 minimum) et de maintenir un registre des sous-traitants numériques.

Scénarios d'usage : Make + Certyneo en ingénierie

Scénario 1 — Bureau d'études géotechniques gérant 300 rapports de mission par an

Un bureau d'études spécialisé en géotechnique, comptant une quinzaine d'ingénieurs, produit en moyenne 300 rapports de mission et contrats de prestation annuellement. Avant l'intégration Make + Certyneo, chaque rapport nécessitait un envoi manuel par e-mail, une relance téléphonique après 5 jours sans retour, et un archivage manuel dans le serveur de fichiers. Le délai moyen de collecte des signatures atteignait 8 jours ouvrés.

Après déploiement du workflow automatisé — déclenché par le dépôt du rapport finalisé dans SharePoint — le scénario Make crée automatiquement la demande de signature Certyneo, envoie la notification au client, et relance automatiquement à J+3 si la signature n'est pas reçue. Le document signé est archivé instantanément dans le dossier d'affaire correspondant.

Résultat : réduction du délai de signature de 8 jours à 1,8 jour en moyenne (−78 %), économie estimée à 2,5 heures d'assistanat par semaine, soit environ 3 500 € par an en coûts de traitement administratif. Ces ordres de grandeur sont cohérents avec les benchmarks sectoriels publiés par Forrester Research sur l'automatisation documentaire (2024).

Scénario 2 — Société d'ingénierie industrielle gérant des marchés de sous-traitance multi-parties

Une société d'ingénierie industrielle de taille intermédiaire (80 à 150 collaborateurs) pilote des projets nécessitant la signature de marchés de sous-traitance impliquant 3 à 6 parties : maître d'ouvrage, maître d'œuvre délégué, entreprises sous-traitantes de rangs 1 et 2. Chaque marché requiert une signature séquentielle stricte pour des raisons contractuelles et assurantielles.

Le workflow Make + Certyneo est déclenché par la validation du bon de commande dans l'ERP. Make construit dynamiquement la liste ordonnée des signataires depuis la base de données fournisseurs, crée la demande de signature Certyneo avec les paramètres séquentiels, et notifie chaque partie à son tour. À complétion, le marché signé est archivé dans Procore et le statut du contrat est mis à jour dans l'ERP.

Résultat : réduction des erreurs de séquençage (un sous-traitant qui signe avant le maître d'œuvre) de 100 % grâce à la gestion automatique de l'ordre de signature. Délai moyen de finalisation des marchés ramené de 12 jours à 4 jours (−67 %), ce qui accélère le démarrage effectif des chantiers.

Scénario 3 — Cabinet d'ingénierie-conseil gérant des avenants de modification de portée

Un cabinet d'ingénierie-conseil accompagnant des clients industriels dans leurs projets de transformation produit fréquemment des avenants (amendments) en cours de mission, nécessitant une validation rapide pour ne pas bloquer le projet. Ces avenants étaient auparavant imprimés, signés en réunion ou envoyés par courrier, générant des délais incompatibles avec le rythme des projets agiles.

Avec Make + Certyneo, la création d'un avenant dans l'outil de gestion de projets déclenche automatiquement une demande de signature. Le client reçoit un lien de signature mobile-friendly lui permettant de signer depuis son smartphone en moins de 2 minutes, même en déplacement sur site. Le niveau de signature avancée (SEA) est appliqué, assurant la valeur juridique de l'avenant.

Résultat : délai de validation des avenants ramené de 5 à 7 jours à moins de 24 heures dans 85 % des cas. Satisfaction client améliorée et réduction du risque de dérive de périmètre non documentée, source fréquente de litiges en ingénierie-conseil.

Conclusion

L'intégration de Certyneo avec Make (Integromat) représente un levier d'efficacité majeur pour les acteurs du secteur ingénierie. En automatisant l'ensemble du cycle de vie documentaire — de la création du contrat à l'archivage du document signé — vous éliminez les tâches manuelles répétitives, réduisez les délais de signature de 67 à 78 % en moyenne, et garantissez une conformité eIDAS totale pour chaque document produit.

La configuration technique, bien que nécessitant une première mise en place soigneuse, est accessible aux équipes disposant d'un profil no-code ou d'un intégrateur Make. Les bénéfices se manifestent dès les premières semaines d'utilisation, avec un ROI mesurable sur les coûts d'administration et les délais de démarrage de chantiers.

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