Cómo enviar un documento a firmar

El procedimiento en 5 pasos

Enviar un documento a firmar electrónicamente toma menos de 5 minutos. Aquí está el proceso paso a paso.

1. Preparar el documento

• Exportación en PDF (recomendado)

• Verificar legibilidad en móvil (80% de los firmantes firman en móvil)

• Releer para eliminar errores tipográficos

• Adjuntar los anexos obligatorios si es necesario

2. Crear un sobre

En su plataforma de firma:

• nuevo documento → carga del PDF

• nombrar el sobre (asunto del documento + firmante)

3. Agregar los firmantes

Para cada firmante:

• nombre completo

• correo electrónico

• teléfono (para OTP SMS si AES)

• rol (firmante, aprobador, CC)

Definir el orden: paralelo (todos al mismo tiempo) o secuencial.

4. Colocar los campos

Arrastrar sobre el PDF:

• campo firma (obligatorio)

• campos opcionales: fecha, nombre, texto libre, casilla de verificación, rúbrica por página

Asociar cada campo al firmante correcto (colores diferentes).

5. Configurar y enviar

Opciones a configurar:

• nivel de firma: SES o AES

• fecha de vencimiento (15-30 días típicamente)

• recordatorios automáticos (D+3, D+7)

• mensajes personalizados

Hacer clic en "Enviar". Los firmantes reciben su correo inmediatamente.

Seguir el documento

Desde su panel de control, siga en tiempo real:

• enviado → abierto → firmado

• notificaciones (correo electrónico, Slack, Teams)

• recordatorio manual posible

Buenas prácticas

• Siempre probar con un colega antes de un envío importante

• Prever un canal de contacto para los firmantes novatos

• Archivar sistemáticamente el documento firmado

• Evitar envíos los viernes por la noche o durante el fin de semana

Errores frecuentes

• Correo electrónico incorrecto (error tipográfico o dirección antigua)

• Olvidar agregar un firmante

• No colocar campo de firma

• Archivo demasiado pesado (> 10 Mo → lento en móvil)

• Enviar sin releer

Caso concreto: comercial

Un vendedor envía 20 presupuestos por semana. Rutina:

• Generación desde HubSpot (presupuesto + Términos y Condiciones)

• Envío automático en SES mediante integración

• Recordatorios D+2 y D+5

• Notificaciones Slack en tiempo real

• CRM actualizado en la firma

Tiempo humano: 0 minutos por envío.

Cómo Certyneo le ayuda

Certyneo hace que enviar un documento a firmar sea rápido y confiable: interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, plantillas para documentos recurrentes, integraciones CRM, seguimiento en tiempo real, recordatorios automáticos. Todo en menos de 3 minutos.

Descubra la solución de firma electrónica Certyneo

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo toma el envío?

2-5 minutos para un documento simple.

¿Se puede enviar el mismo documento a varios firmantes?

Sí, todos en el mismo sobre, orden paralelo o secuencial.

¿Es necesario informar al firmante con anticipación?

No es obligatorio, pero se recomienda para firmantes novatos.

¿Se puede cancelar un envío?

Sí, antes de firmar. Después, no.

¿Puede el firmante transferir a otra persona?

Depende de la configuración. Por defecto, no.

Conclusión

Enviar un documento a firmar es un gesto simple que se ha convertido en cotidiano. Una vez que establece la rutina, sus ciclos contractuales se transforman.

Pruebe Certyneo para enviar, firmar y seguir sus documentos en línea de manera simple, rápida y segura.