Firma electrónica para RRHH y servicios de personal
Digitalice contratos de trabajo, adendas, promesas de empleo, disoluciones contractuales y acuerdos de empresa. Certyneo es compatible con su SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) mediante Zapier, Make o webhooks y garantiza el cumplimiento del artículo L1221-1 del Código del Trabajo, el reglamento eIDAS y el RGPD. Archivado de 10 años incluido, registro de auditoría automático.
Casos de uso en RRHH
Todas las firmas del ciclo de vida del colaborador, desde la promesa de empleo hasta el acuerdo de disolución, pueden digitalizarse con Certyneo. Estos son los siete casos más comunes entre nuestros clientes de RRHH.
Contrato de trabajo (indefinido, plazo fijo)
Contrato indefinido, plazo fijo, contrato de aprendizaje o de formación: envíe el contrato firmado por el empleador al candidato, quien firma en 2 minutos desde su teléfono. Cumple con el artículo L1221-1 del Código del Trabajo.
Adenda al contrato
Cambio de puesto, aumento, paso a tiempo parcial, teletrabajo: digitalice todo el ciclo de adendas con firma del empleado y del empleador en serie.
Promesa de empleo
Asegure jurídicamente la promesa de empleo (unilateral o bilateral) antes de la firma del contrato. La firma electrónica avanzada (AES) permite identificar formalmente al candidato.
Disolución contractual
Acuerdo de disolución firmado a distancia por ambas partes, con plazo de desistimiento de 15 días respetado y registro de auditoría automático para su presentación a la Dreets.
Acuerdo de empresa
Acuerdos colectivos firmados por las organizaciones sindicales representativas: envíe, recopile firmas en paralelo o en serie y archive durante 10 años.
NDA y acuerdo de confidencialidad
Acuerdo de no divulgación para nuevas contrataciones, pasantes, proveedores. Plantilla gratuita disponible en nuestra biblioteca.
Convenio de prácticas
Acuerdo tripartito (empresa, institución educativa, pasante): orden de firma configurable, recordatorios automáticos, DUE integrada al final del ciclo.
Por qué Certyneo para RRHH
Seis razones concretas por las que los servicios de RRHH eligen Certyneo para sus firmas electrónicas.
Incorporación en 24 h
Entre la propuesta de empleo y la firma del contrato, cuente con algunas horas en lugar de varios días de correspondencia postal. El candidato firma desde su teléfono, sin necesidad de impresora.
Cumplimiento Código del Trabajo
La firma electrónica de un contrato de trabajo es reconocida desde la sentencia de la Corte de Casación del 7 de octubre de 2015. Nuestras firmas avanzadas (AES) respetan eIDAS y el artículo 1367 del Código Civil.
Archivado de 10 años incluido
Todos los contratos de RRHH se archivan durante 10 años con registro de auditoría con marca de tiempo integrado en el PDF. El período se corresponde con las obligaciones de conservación de documentos sociales (DSN, AT/MP).
Flujos de trabajo multifirmante
Empleador, RRHH, responsable, empleado: configure el orden de firma en serie o en paralelo. Recordatorios automáticos a D+1, D+3, D+7 configurables por envío.
Plantillas reutilizables
Cree sus plantillas de contratos (CDI, CDD, pasantía) con campos dinámicos ({nombre}, {salario}, {fecha}) y genere documentos en lote desde su exportación SIRH.
Experiencia de candidato cuidada
Recorrido de firma en español, accesible WCAG AA, correos discretos sin rastreo invasivo. La imagen de marca empleadora se respeta.
Integraciones SIRH
Certyneo se conecta a su SIRH mediante API REST, webhooks y conectores Zapier/Make. Aún no hay conectores nativos certificados — todos los escenarios siguientes funcionan mediante Zapier, Make o nuestros webhooks. ¿Un conector nativo en su SIRH? Contáctenos para estudiar una asociación.
Lucca
SIRH franceses comunes en el mercado de pymes: vincule Certyneo a su SIRH a través de Zapier o Make (activadores "sobre firmado" y "documento enviado"), o a través de nuestra API REST para una integración personalizada. Sin conector nativo publicado hasta la fecha.
PayFit
SIRH para grandes cuentas: integración mediante Make o Zapier para flujos de trabajo de incorporación complejos (firmas múltiples, aprobaciones jerárquicas). Para un conector nativo, nuestro equipo de integraciones puede estudiar una asociación según su volumen.
Otros SIRH y herramientas RH
Herramientas HRIS, ATS y nómina (BambooHR, HubSpot, Personio, etc.): utilice nuestros webhooks en tiempo real y conectores Zapier/Make, que cubren la mayoría de aplicaciones de terceros. API REST documentada en /docs.
¿Necesita una integración personalizada? Contacte a nuestro equipo — la API de Certyneo está documentada públicamente en nuestra documentación de API.
Cumplimiento Código del Trabajo, eIDAS y RGPD
La desmaterialización de documentos RH está regulada por varios textos. Certyneo cubre todo el marco legal francés y europeo.
Código del Trabajo — Artículo L1221-1
El contrato de trabajo se celebra según las formas que las partes decidan adoptar. La firma electrónica es por tanto perfectamente admisible, siempre que garantice la identificación del firmante e integridad del documento — lo que asegura la firma avanzada (AES).
Código Civil — Artículo 1367
Reconocimiento general de la firma electrónica como equivalente a la firma manuscrita cuando utiliza un procedimiento fiable de identificación que garantiza su vinculación con el acto.
Reglamento eIDAS (UE) n°910/2014
Las firmas RH de Certyneo se basan en el nivel avanzado (AES): vínculo único con el firmante, identificación mediante OTP de doble canal (correo electrónico + SMS), detección de cualquier modificación posterior del documento.
RGPD y retención social
Plazos de retención alineados con obligaciones sociales: 5 años (contrato) o 10 años (DUE, AT/MP, registros de personal). DPA estándar disponible al registrarse, registro de tratamientos actualizado.
Preguntas frecuentes de equipos RH
¿Es legal la firma electrónica de un contrato de trabajo en Francia?
Sí, sin restricciones. El artículo L1221-1 del Código del Trabajo permite a las partes elegir libremente la forma del contrato. La Corte de Casación confirmó la validez de la firma electrónica para contratos de trabajo (Cass. soc., 7 octubre 2015). La firma avanzada (AES) es recomendada para garantizar la identificación fuerte del empleado.
¿Qué nivel de firma elegir para un contrato de trabajo?
La firma avanzada (AES) es el estándar recomendado. Incluye identificación del firmante (OTP SMS + correo), vínculo único con el documento firmado y detección de cualquier modificación posterior. La firma simple es suficiente para documentos internos sin valor contractual (nota de servicio, acuse de recibo).
¿Cómo gestionar el plazo de desistimiento de una resolución convencional?
Certyneo marca exactamente con fecha y hora la firma de la convención por ambas partes. El plazo de desistimiento de 15 días calendarios comienza a partir de esta fecha y puede exportar la prueba con marca temporal para el depósito en Dreets. No se necesita manipulación manual.
¿Se puede integrar Certyneo a nuestro SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid, etc.)?
Sí, mediante Zapier, Make o nuestros webhooks — aún no existe conector nativo Certyneo publicado en estos SIRH. Certyneo expone una API REST completa, un webhook para cada evento (sobre firmado, rechazado, expirado) y conectores Zapier y Make que cubren más de 4000 aplicaciones de terceros, incluida la mayoría de SIRH del mercado. ¿Un conector nativo en su SIRH? Contacte a nuestro equipo de integraciones para estudiar una asociación.
¿Cuánto tiempo se conservan los contratos firmados?
Nuestros planes incluyen archivo de 10 años por defecto, que corresponde a los plazos de retención social más estrictos (registros de personal, documentos AT/MP). Los contratos permanecen descargables en cualquier momento desde su panel, con auditoría integrada en el PDF.
¿Deben los candidatos crear una cuenta Certyneo para firmar?
No. El firmante recibe un enlace seguro por correo electrónico y firma directamente desde su navegador, sin instalación ni creación de cuenta. Para firmas avanzadas, introduce un código OTP recibido por SMS para confirmar su identidad.
¿Es la firma electrónica oponible en caso de litigio laboral?
Sí. El valor probatorio de la firma avanzada es reconocido por la jurisprudencia francesa y europea. En caso de disputa, presenta el PDF firmado acompañado del historial de auditoría (marca temporal, IP, geolocalización aproximada, validación OTP), lo que constituye un conjunto sólido de pruebas para el tribunal laboral.
¿Se pueden firmar múltiples contratos en masa desde una exportación SIRH?
Sí. La funcionalidad "plantillas" le permite crear un modelo de contrato con campos dinámicos ({nombre}, {salario}, {puesto}, {fecha de contratación}). Luego importa un CSV desde su SIRH y Certyneo genera y envía todos los sobres en lote en segundos.