Cómo archivar un documento firmado electrónicamente

Por qué archivar correctamente

Un documento firmado electrónicamente solo tiene valor si la prueba sigue siendo consultable y verificable durante todo el período legal — a veces 10, 20 o incluso 30 años. Un archivado deficiente = prueba debilitada en caso de litigio.

Las duraciones que debe respetar

• Contratos comerciales: 10 años (Código de Comercio)

• Contratos de trabajo: 5 años después del término

• Facturas: 10 años (contabilidad), 6 años (fiscal)

• Arrendamientos: duración + 5 años

• Actos notariales: 30 años

• Seguros: 2 a 10 años según tipo

Conserve el PDF firmado y el rastro de auditoría durante el período más largo aplicable.

Los formatos de archivo

• PAdES-B-B: básico, firma simple

• PAdES-B-T: + marca de tiempo calificada

• PAdES-B-LT: + cadena de certificados

• PAdES-B-LTA: + marcas de tiempo periódicas (multi-decenal)

Para archivado a largo plazo, privilegiar PAdES-B-LTA.

Las 3 opciones de archivado

1. Archivado externalizado (plataforma)

La plataforma de firma conserva sus documentos durante X años. Incluido en la mayoría de planes.

Ventajas: sin esfuerzo, conforme eIDAS Desventajas: dependencia del proveedor, reversibilidad a verificar

2. Archivado interno

Sus documentos se conservan en sus servidores o un SAE dedicado.

Ventajas: control total Desventajas: costo, competencia interna requerida

3. SAE con valor probatorio

Sistema de Archivado Electrónico certificado NF Z42-013. El nivel más alto de conformidad.

Ventajas: presunción de confiabilidad jurídica Desventajas: costo elevado, sobredimensionado para PYMES

Buenas prácticas

• Conservar PDF + rastro de auditoría, nunca uno sin el otro

• Redundancia: multi-sitios, multi-soportes

• Verificación periódica: cada 6-12 meses, confirmar que los documentos son legibles

• Documentación: procedimientos escritos

• Pruebas de restauración anuales

Errores frecuentes

• Guardar solo el PDF, no el rastro de auditoría

• Almacenar en un único soporte (disco duro interno)

• Usar una nube sin cláusula de conservación

• Olvidar las duraciones específicas de ciertos sectores

• No probar la restauración

Migración de archivos

Si cambia de proveedor de firma:

• Exportar todos los documentos firmados + rastros de auditoría

• Importar en el nuevo sistema o un SAE dedicado

• Verificar la integridad (huella SHA-256)

• Conservar temporalmente acceso al sistema anterior

Caso concreto: PYME que cambia de proveedor

PYME de 50 empleados, 3000 documentos firmados acumulados en 5 años. Migración:

• exportación automática vía API

• importación en nuevo proveedor + SAE externo en copia de seguridad

• verificación por muestra (50 documentos controlados)

• proveedor anterior resuelto después de 3 meses

Duración total: 4 semanas. Cero pérdida.

Cómo Certyneo le ayuda

Certyneo incluye un archivado de 10 años en todos los planes, con redundancia geográfica en UE, control de versiones, y exportación completa en cualquier momento (reversibilidad total). Formato PAdES-B-T por defecto, PAdES-B-LTA como opción para documentos críticos.

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Preguntas Frecuentes

¿Debo imprimir mis documentos firmados?

No, innecesario y contraproducente (pérdida del valor probatorio).

¿Una nube estándar (Google Drive, Dropbox) es suficiente?

Para el PDF sí, pero no para el valor probatorio. Privilegiar un archivado dedicado.

¿Qué hacer si mi plataforma de firma cierra?

Los PDF PAdES siguen siendo verificables sin conexión. Exportar rastros de auditoría regularmente.

¿Debo cifrar los archivos?

Recomendado para documentos sensibles. Cuidado de conservar las claves durante mucho tiempo.

¿Cuándo comienza la duración de 10 años?

Para un contrato comercial: fin de ejecución. Para un contrato de trabajo: fin del contrato.

Conclusión

Un buen archivado es el seguro de vida de sus firmas electrónicas. Elija la fórmula adaptada a sus necesidades (externalizada para la mayoría de PYMES, SAE NF Z42-013 para casos críticos), pruebe regularmente.

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