Conservación de documentos firmados electrónicamente

Por qué la conservación es esencial

Una firma electrónica solo tiene valor si la prueba permanece consultable y verificable. Los litigios pueden surgir 5, 8 o 10 años después de la firma. De ahí la importancia del archivado correcto.

Duraciones legales en Francia

• Contratos comerciales: 10 años (artículo L.123-22)

• Contratos de trabajo: 5 años después del término

• Facturas: 10 años (contabilidad), 6 años (fiscal)

• Arrendamientos: duración + 5 años

• Contratos de seguro: 2 a 10 años según tipo

• Actas notariales: 30 años

Conserve el PDF y el registro de auditoría durante la duración más larga aplicable.

Formatos de archivo

Existen varios formatos PAdES:

• PAdES-B-B: firma simple

• PAdES-B-T: + marca de tiempo cualificada

• PAdES-B-LT: + cadena de certificados (verificación sin conexión)

• PAdES-B-LTA: + marcas de tiempo periódicas (validez multidecadal)

Para documentos de larga duración, privilegie PAdES-B-LTA.

Sistema de Archivado Electrónico (SAE)

Un SAE con valor probatorio garantiza:

• Integridad (huellas verificadas)

• Autenticidad (firma permanece válida)

• Trazabilidad (registro de consultas)

• Reversibilidad (exportación posible)

La norma francesa NF Z42-013 especifica los requisitos.

Buenas prácticas

• Conserve PDF + registro de auditoría, nunca uno sin el otro

• Realice copias de seguridad en múltiples ubicaciones (redundancia geográfica)

• Verifique la integridad periódicamente (6-12 meses)

• Documente las duraciones por tipo de documento

• Pruebe la restauración anualmente

Errores frecuentes

• Conservar solo el PDF

• Almacenar en un único soporte

• Usar un cloud sin cláusulas de conservación

• Olvidar las duraciones específicas (banca, salud)

• Perder las claves si el archivo está cifrado

Archivado interno vs externalizado

Interno: control total, inversión inicial. Externalizado: a través de la plataforma o un proveedor. Menor costo, descarga operacional, verificar las cláusulas de reversibilidad.

La mayoría de las PyMES privilegan el archivado externalizado incluido en el plan.

Cómo Certyneo le ayuda

Certyneo incluye un archivado de 10 años en todos los planes. Cada documento se conserva con PDF PAdES-B-T, registro de auditoría completo, metadatos. Infraestructura replicada en UE (Alemania, IONOS) con versionado. Exporte los archivos con un clic.

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Preguntas frecuentes

¿Es necesario un SAE certificado?

No es obligatorio, pero recomendado para documentos de alto riesgo. NF Z42-013 aporta una presunción de fiabilidad.

¿Puedo conservar solo el PDF?

Técnicamente sí, pero el registro de auditoría separado sigue siendo útil.

¿Si mi plataforma desaparece?

Los PDF PAdES permanecen verificables sin conexión. Exporte el registro de auditoría regularmente.

¿El archivado tiene costo?

No, muy económico comparado con papel. La mayoría de las plataformas lo incluyen.

¿Cuándo comienza la duración de 10 años?

Contrato comercial: fin de la ejecución. Contrato de trabajo: fin del contrato.

Conclusión

La conservación es el seguro de vida de sus firmas. Elija un archivado largo y sólido, verifíquelo periódicamente.

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