Guide : envoyer votre première enveloppe de signature

Vous venez de créer votre compte Certyneo et vous voulez envoyer votre première enveloppe de signature ? Ce guide détaillé vous accompagne étape par étape. Temps nécessaire : moins de 5 minutes.

Étape 1 : créer votre compte

Rendez-vous sur certyneo.com et cliquez sur « Essai gratuit ». Créez votre compte avec votre email professionnel ou connectez-vous via Google ou Microsoft. Aucune carte bancaire n'est demandée pour le plan gratuit. Vous recevrez un email de confirmation pour valider votre adresse.

Étape 2 : préparer votre document

Depuis le tableau de bord, cliquez sur « Nouvelle enveloppe ». Importez votre document (PDF ou Word). Certyneo convertit automatiquement les fichiers Word en PDF. Vérifiez que votre document fait moins de 20 Mo et ne contient pas plus de 100 pages (limites du plan gratuit).

Étape 3 : ajouter les signataires

Saisissez le nom et l'email de chaque signataire. Vous pouvez définir un ordre de signature (premier A, puis B, puis C) ou laisser tous les signataires signer en parallèle. Ajoutez éventuellement des validateurs qui devront approuver avant la signature, et des destinataires en copie qui recevront le document final.

Étape 4 : positionner les champs

Glissez-déposez les champs de signature sur le document aux emplacements souhaités. Ajoutez également des paraphes, des dates, des cases à cocher. Chaque champ peut être assigné à un signataire spécifique. Si vous utilisez régulièrement le même document, sauvegardez-le comme modèle pour gagner du temps.

Étape 5 : configurer et envoyer

Personnalisez le message envoyé aux signataires : objet, corps de l'email, message personnel. Choisissez le niveau de signature (simple ou avancée). Configurez les rappels automatiques (tous les 3 jours par défaut). Cliquez sur « Envoyer » : chaque signataire reçoit son lien unique.

Étape 6 : suivre et recevoir

Depuis votre tableau de bord, suivez l'état de chaque enveloppe en temps réel : envoyée, ouverte, signée, refusée. Vous recevez des notifications à chaque étape. Une fois toutes les signatures collectées, le PDF final (avec footer d'audit) est envoyé à toutes les parties et archivé dans votre espace pendant 10 ans.

Aller plus loin

Une fois à l'aise avec les bases, explorez les fonctionnalités avancées : modèles réutilisables, intégration API, webhooks pour connecter vos outils, équipes pour collaborer avec vos collègues, branding personnalisé pour afficher votre logo dans les emails. Tout est documenté dans notre centre d'aide.