Tuân thủ luật lao động: Các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng

Tuân thủ luật lao động là một vấn đề lớn đối với tất cả các công ty Pháp, bất kể quy mô của chúng. Giữa các nghĩa vụ công bố, soạn thảo hợp đồng, quản lý dữ liệu cá nhân và lưu trữ pháp lý các tài liệu, khung quy phạm pháp luật tiếp tục được mở rộng. Vào năm 2026, chuyển đổi số đặt ra những yêu cầu mới: làm thế nào để số hóa mà không mất tính tuân thủ? Bài viết này hướng dẫn bạn qua các nghĩa vụ chính của nhà tuyển dụng, các rủi ro pháp lý liên quan và các giải pháp cụ thể để bảo mật các hoạt động HR hàng ngày của bạn.

Nền tảng pháp lý của tuân thủ nhà tuyển dụng

Bộ luật Lao động: Trụ cột của nghĩa vụ pháp lý

Bộ luật Lao động là tài liệu tham chiếu trung tâm cho bất kỳ nhà tuyển dụng nào được thành lập ở Pháp. Nó quy định các quy tắc liên quan đến thời gian làm việc, ngày phép trả lương, mức lương tối thiểu (SMIC được xác định là 11,88 €/giờ tính theo quy định vào ngày 1 tháng 1 năm 2026), điều kiện chấm dứt hợp đồng và quyền công đoàn. Nhà tuyển dụng không chỉ phải biết các quy định này mà còn phải chứng minh được ứng dụng hiệu quả của chúng trong công ty vào bất kỳ lúc nào.

Một số nghĩa vụ về tài liệu cấu trúc tính tuân thủ này: duy trì sổ đăng ký nhân sự duy nhất (art. L.1221-13), cung cấp phiếu lương chi tiết cho mỗi nhân viên (art. L.3243-1), và kết luận một hợp đồng lao động bằng văn bản cho CDD (art. L.1242-12) và hợp đồng bán thời gian (art. L.3123-6). Đối với CDI, luật đã yêu cầu kể từ khi chuyển tiếp Chỉ thị châu Âu 2019/1152 (gọi là "Điều kiện làm việc minh bạch") thông tin bằng văn bản về các yếu tố thiết yếu của mối quan hệ lao động trong vòng bảy ngày sau khi tuyển dụng.

Các hiệp ước tập thể và thỏa thuận doanh nghiệp

Ngoài Bộ luật Lao động, nhà tuyển dụng phải tuân thủ các quy định của hiệp ước tập thể áp dụng cho ngành công nghiệp của mình. Những văn bản này có thể quy định các điều kiện thuận lợi hơn quy định pháp luật về mức lương tối thiểu, thời gian báo trước, tiền thưởng hoặc thời gian làm việc. Trong trường hợp có tranh chấp, các thẩm phán lao động kiểm tra một cách có hệ thống tính tuân thủ của các hoạt động của công ty với những thỏa thuận này. Sự không tuân theo hiệp ước tập thể là lỗi có thể gây ra trách nhiệm dân sự của nhà tuyển dụng.

Các thỏa thuận doanh nghiệp được thương lượng với đại diện nhân viên (CSE) bổ sung cho cơ chế này. Kể từ các sắc lệnh Macron năm 2017, phạm vi áp dụng của chúng đã được mở rộng đáng kể, đặc biệt là về các vấn đề liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương thay đổi và làm việc từ xa.

Nghĩa vụ tài liệu và công bố bắt buộc

Các tài liệu phải công bố trong công ty

Nhà tuyển dụng có trách nhiệm công bố trong những địa điểm của mình một tập hợp các thông tin bắt buộc, nếu không sẽ bị phạt hành chính. Các công bố chính cần thiết bao gồm:

• Địa chỉ và chi tiết liên lạc của cơ quan thanh tra lao động có thẩm quyền về địa bàn

• Lịch làm việc tập thể và kế hoạch nghỉ ngơi

• Các văn bản pháp lý và quy phạm liên quan đến bình đẳng giới giữa nam và nữ trong công việc

• Chi tiết liên lạc của bác sĩ khám sức khỏe và dịch vụ sức khỏe lao động

• Lệnh cấm hút thuốc và sử dụng thuốc lá điện tử trong các địa điểm

• Hiệp ước tập thể áp dụng (hoặc tên của nó với hướng dẫn nơi có thể tham khảo nó)

Kể từ năm 2023, một số công bố có thể được thực hiện bằng phương tiện điện tử, với điều kiện là tất cả nhân viên có quyền truy cập từ vị trí làm việc của họ. Sự phát triển này mở đường cho quá trình số hóa dần dần các nghĩa vụ về thông tin.

Quản lý và lưu trữ tài liệu HR

Lưu trữ tài liệu xã hội tuân theo các thời hạn cụ thể. Các hợp đồng lao động phải được lưu trữ trong năm năm sau khi kết thúc mối quan hệ hợp đồng (thời hạn quy định cho tố tụng thanh toán lương). Phiếu lương, kể từ luật El Khomri năm 2016, phải được lưu trữ vô thời hạn khi được số hóa trên một kho an toàn số phù hợp với các tiêu chuẩn chữ ký điện tử. Các tài liệu liên quan đến đóng góp và phí xã hội được lưu trữ ba năm.

Vấn đề này rất quan trọng: theo một nghiên cứu của công ty tư vấn Deloitte được công bố năm 2024, gần 38% các tranh chấp lao động được làm trầm trọng thêm do nhà tuyển dụng không có khả năng sản xuất các hợp đồng gốc trong thời hạn quy định.

Số hóa các hợp đồng lao động: Các vấn đề và tuân thủ

Khung pháp lý của chữ ký điện tử trong luật lao động

Kể từ sắc lệnh n°2016-131 ngày 10 tháng 2 năm 2016 cải cách luật hợp đồng, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay miễn là nó đáp ứng các yêu cầu của bài viết 1367 của Bộ luật Dân sự. Về vấn đề hợp đồng lao động, Tổng cục Lao động (DGT) đã xác nhận trong thông tư năm 2017 rằng CDI, CDD và các sửa đổi có thể được ký điện tử, với điều kiện xác định một cách đáng tin cậy người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.

Quy định eIDAS n°910/2014 xác định ba cấp độ chữ ký: đơn giản, nâng cao và đủ tiêu chuẩn. Đối với phần lớn các tài liệu HR (hợp đồng lao động, sửa đổi, tài liệu kết thúc hợp đồng), chữ ký điện tử nâng cao cung cấp mức độ bảo mật đủ và được các tòa án công nhận. Đối với một số hành động cụ thể như chấm dứt thỏa thuận được phê duyệt hoặc các thỏa thuận tập thể, cần chú ý đặc biệt đến cấp độ chữ ký được yêu cầu. Các công ty muốn số hóa các quy trình HR của mình có thể dựa vào giải pháp HR chuyên dụng của Certyneo, tuân thủ quy định eIDAS và các yêu cầu của CNIL.

Các lợi ích hoạt động của số hóa HR

Chữ ký điện tử của các tài liệu HR tạo ra những lợi ích đáng kể. Theo báo cáo IDC 2025 về chuyển đổi số của các chức năng hỗ trợ, các công ty đã số hóa quy trình ký hợp đồng giảm trung bình 75% thời gian trả lại hợp đồng đã ký (từ 8 xuống 2 ngày) và giảm chi phí in ấn, gửi và lưu trữ khoảng 60 €/hợp đồng. Đối với một công ty nhỏ và vừa 50 nhân viên thực hiện trung bình 25 lần tuyển dụng mỗi năm, tiết kiệm hàng năm vượt quá 1.500 €, chưa kể lợi ích về thời gian cộng tác viên.

Khả năng truy vết nâng cao mà giải pháp chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn cung cấp cũng là một lập luận mạnh mẽ trong trường hợp tranh chấp: mỗi giai đoạn của quy trình ký được đánh dấu thời gian và ghi nhật ký, tạo ra một dấu vết kiểm toán không thể chối cãi. Để đánh giá chính xác lợi tức đầu tư của dự án số hóa của bạn, máy tính ROI của Certyneo cho phép bạn nhận được ước tính được cá nhân hóa chỉ trong vài phút.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên (RGPD)

Các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý

Nhà tuyển dụng chịu trách nhiệm xử lý theo nghĩa của RGPD (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu, n°2016/679) đối với tất cả dữ liệu cá nhân được thu thập về nhân viên của mình. Theo đó, họ phải:

• Duy trì sổ đăng ký các hoạt động xử lý (art. 30 RGPD)

• Thông báo cho nhân viên về việc thu thập và sử dụng dữ liệu của họ (art. 13-14 RGPD)

• Thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức đảm bảo bảo mật dữ liệu

• Chỉ định một Sĩ quan Bảo vệ Dữ liệu (DPO) nếu các xử lý yêu cầu

• Thực hiện phân tích tác động (AIPD) cho các xử lý có rủi ro cao

CNIL nhắc lại trong các hướng dẫn năm 2024 của mình rằng giám sát nhân viên (định vị địa lý, kiểm soát email công việc, nhận dạng sinh học) phải tuân theo các điều kiện tỷ lệ thuận nghiêm ngặt và phải được thông báo trước cho đại diện nhân viên.

Dữ liệu nhạy cảm và cảnh báo được tăng cường

Một số loại dữ liệu được thu thập trong khuôn khổ mối quan hệ lao động được coi là "nhạy cảm" theo nghĩa của bài viết 9 RGPD: dữ liệu sức khỏe (nghỉ ốm, hạn chế y tế từ bác sĩ khám sức khỏe), dữ liệu liên quan đến thành viên công đoàn hoặc chính trị, dữ liệu sinh học. Xử lý chúng bị cấm ngoại trừ các ngoại lệ được xác định chặt chẽ và trong mọi trường hợp yêu cầu những bảo vệ được tăng cường.

Sự vi phạm các nghĩa vụ này tiếp xúc nhà tuyển dụng với các hình phạt hành chính có thể đạt tới 4% doanh thu hàng năm toàn cầu hoặc 20 triệu euro. Vào năm 2025, CNIL đã đưa ra 135 lệnh phạt, một số nhắm vào các nhà tuyển dụng do thiếu sót trong quản lý dữ liệu HR.

Phòng chống rủi ro nghề nghiệp và tài liệu duy nhất

DUERP: Một nghĩa vụ trung tâm

Tài liệu Đánh giá Rủi ro Nghề nghiệp Duy nhất (DUERP) là bắt buộc đối với bất kỳ nhà tuyển dụng nào, từ khi có nhân viên đầu tiên (art. L.4121-3 của Bộ luật Lao động). Nó phải xác định tất cả các rủi ro đối với sức khỏe và an toàn mà nhân viên phải đối mặt, và phải được cập nhật ít nhất hàng năm, cũng như khi có bất kỳ thay đổi lớn nào về điều kiện làm việc hoặc khi xảy ra bất kỳ tai nạn lao động nào.

Kể từ luật n°2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021 (gọi là luật "Sức khỏe lao động"), DUERP phải được gửi lên một cổng thông tin số chuyên dụng được quản lý bởi các tổ chức chủ nhân. Nhà tuyển dụng phải lưu giữ các phiên bản liên tiếp của tài liệu trong ít nhất 40 năm. Không tuân thủ nghĩa vụ này bị phạt bằng một lệnh phạt vi phạm lớp 5 (tiền phạt có thể lên tới 1.500 € cho mỗi nhân viên).

Đào tạo và thông báo cho nhân viên

Nhà tuyển dụng có nghĩa vụ chung về an toàn đối với nhân viên, được xác nhận bởi pháp luật theo thuật ngữ "trách nhiệm hợp đồng về an toàn có kết quả" (Cass. soc., 28 tháng 2 năm 2002, Amiante). Nghĩa vụ này đặc biệt bao gồm cung cấp đào tạo an toàn khi tuyển dụng, trong trường hợp thay đổi vị trí hoặc theo tai nạn lao động. Các bằng chứng về các đào tạo này phải được lưu giữ và có thể được yêu cầu trong quá trình thanh tra của cơ quan thanh tra lao động.

Quản lý số hóa các tài liệu đào tạo này — thông báo, chứng chỉ, danh sách tham dự — được tự nhiên tích hợp vào một chiến lược toàn diện về số hóa HR. Các mẫu hợp đồng và tài liệu HR có sẵn trên Certyneo cho phép tự động hóa việc sản xuất và ký những tài liệu này tuân thủ hoàn toàn các quy định.

Khung pháp lý áp dụng cho tuân thủ nhà tuyển dụng

Tuân thủ luật lao động dựa trên một bộ pháp luật dày đặc, kết hợp luật quốc gia và quy định châu Âu.

Bộ luật Lao động Pháp: Nó là nguồn chính của các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng. Các quy định của nó liên quan đến kết luận và thực hiện hợp đồng lao động (Phần Thứ nhất Quyển II), thời gian làm việc (Phần thứ ba Quyển Thứ nhất), sức khỏe và an toàn (Phần tư) và các cơ quan đại diện nhân viên (Phần thứ hai, Quyển III) có hiệu lực đối với mọi nhà tuyển dụng khu vực tư nhân.

Bộ luật Dân sự — các bài viết 1366 và 1367: Các quy định này, bắt nguồn từ sắc lệnh n°2016-131, đặt nguyên tắc về tương đương giữa chữ ký tay và chữ ký điện tử. Bài viết 1366 nói rõ rằng "văn bản điện tử có sức thuyết phục pháp lý bằng với văn bản trên giấy". Bài viết 1367 điều chỉnh tính hợp lệ của chữ ký điện tử để xác định một cách đáng tin cậy người ký và tính toàn vẹn của tài liệu được ký.

Quy định eIDAS n°910/2014: Quy định châu Âu này được áp dụng trực tiếp ở Pháp, xác định ba cấp độ chữ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, đủ tiêu chuẩn) và thiết lập các điều kiện cho sự công nhận lẫn nhau của chúng giữa các quốc gia thành viên. Phiên bản sửa đổi eIDAS 2.0 (Quy định UE 2024/1183, có hiệu lực vào tháng 5 năm 2024) tăng cường các yêu cầu liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ niềm tin và giới thiệu ví tiền điện tử nhận dạng kỹ thuật số châu Âu (EUDIW). Các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 và EN 319 122 xác định các định dạng kỹ thuật của các chữ ký phù hợp (XAdES, CAdES, PAdES).

RGPD n°2016/679: Xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên phải tuân theo RGPD. Nhà tuyển dụng phải đặc biệt tuân theo các nguyên tắc giảm thiểu dữ liệu, hạn chế thời gian lưu trữ và tính toàn vẹn/bảo mật (art. 5). Trong trường hợp vi phạm dữ liệu cá nhân, họ có 72 giờ để thông báo cho CNIL (art. 33).

Chỉ thị NIS2 (2022/2555), được chuyển tiếp vào luật Pháp theo luật ngày 26 tháng 9 năm 2025: nó mở rộng các nghĩa vụ an ninh mạng cho một loạt rộng các thực thể, bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ số được sử dụng bởi các nhà tuyển dụng để quản lý tài liệu và chữ ký điện tử. Các nhà tuyển dụng sử dụng các công cụ SaaS phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp của họ tuân thủ các yêu cầu của NIS2.

Rủi ro pháp lý và hình phạt: Không tuân thủ các nghĩa vụ của Bộ luật Lao động tiếp xúc nhà tuyển dụng với các phán quyết của tòa án lao động (thu hồi lương, tiền bồi thường), tiền phạt hành chính được phát hành bởi cơ quan thanh tra lao động, và trong những trường hợp trầm trọng nhất, tố tụng hình sự (lao động che giấu, qu騷rối hay quấy rối tình dục). Sử dụng giải pháp chữ ký điện tử không tuân thủ eIDAS có thể dẫn đến vô giá trị của các hành động ký và tước đoạt nhà tuyển dụng bất kỳ bằng chứng hợp lệ nào trong trường hợp tranh chấp.

Các kịch bản sử dụng: Tuân thủ HR được số hóa trong thực tế

Một công ty nhỏ và vừa khu vực công nghiệp 80 nhân viên đối mặt với thời hạn trả lại hợp đồng

Một công ty nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực kim loại, tuyển dụng 80 nhân viên và thường xuyên sử dụng CDD mùa vụ, phải đối mặt với một vấn đề tái diễn: các hợp đồng gửi qua bưu điện cho ứng viên quay lại được ký với độ trễ trung bình 9 ngày, đôi khi sau khi bắt đầu nhiệm vụ. Tình huống này tiếp xúc công ty với rủi ro xem lại CDD thành CDI, do thiếu hợp đồng đã ký trước khi nhận làm việc (art. L.1242-13 của Bộ luật Lao động).

Bằng cách triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao tích hợp vào SIRH, công ty đã giảm độ trễ này xuống dưới 4 giờ trung bình. Tỷ lệ trả lại hợp đồng trước ngày làm việc đầu tiên tăng từ 62% lên 99%, gần như loại bỏ hoàn toàn rủi ro xem lại. Lợi ích về thời gian HR được ước tính là 3,5 giờ mỗi tuần, tương đương với khoảng 18.000 € chi phí lương hàng năm được tái phân bổ cho các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Một tập đoàn phân phối đa địa điểm quản lý hàng trăm sửa đổi hàng năm

Một tập đoàn phân phối khai thác khoảng 20 điểm bán lẻ ở Pháp phải quản lý hàng năm hơn 400 sửa đổi hợp đồng lao động (thay đổi giờ làm việc, chuyển sang bán thời gian, tăng lương cá nhân). Quy trình thủ công bao gồm những lần đi lại giữa các quản lý địa điểm, trụ sở chính và nhân viên, tạo ra thời gian xác thực trung bình 12 ngày và tỷ lệ lỗi (sửa đổi không được ký hoặc lưu trữ kém) vượt quá 15%.

Sau khi di chuyển đến một nền tảng SaaS của chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS với quy trình làm việc tự động hóa, thời gian ký trung bình của các sửa đổi đã giảm xuống 48 giờ. Tỷ lệ lỗi lưu trữ đã được hạ xuống dưới 1%, và công ty hiện có một dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh được đánh dấu thời gian cho mỗi tài liệu, điều này cho phép nó thắng một tranh chấp lao động bằng cách ngay lập tức sản xuất bằng chứng ký khi có phiên tòa.

Một công ty tư vấn đang phát triển nhanh chóng điều chỉnh các hoạt động của mình theo RGPD

Một công ty tư vấn chiến lược có khoảng 50 cộng tác viên, đang phát triển nhanh chóng, thu thập và lưu trữ dữ liệu HR nhạy cảm (phiếu thu thập thông tin cá nhân, tài liệu nhận dạng, RIB, thông tin y tế liên quan đến nghỉ ốm) trong các thư mục chia sẻ không an toàn. Sau khi kiểm toán RGPD do DPO bên ngoài yêu cầu, một số không tuân thủ quan trọng đã được xác định: thiếu cơ sở pháp lý hình thức cho một số xử lý, thời hạn lưu trữ không được tuân thủ, thiếu mã hóa dữ liệu ở trạng thái yên tĩnh.

Công ty đã tái cấu trúc kiến trúc tài liệu của mình xung quanh một nền tảng quản lý tài liệu điện tử (GED) kết hợp với giải pháp chữ ký điện tử được chứng thực, cho phép mã hóa từ đầu đến cuối và quản lý quyền truy cập tốt. Sổ đăng ký các xử lý đã được cập nhật và các chính sách lưu trữ tự động hóa. Việc tuân thủ