Usklađenost sa zakonom u oblasti radnih prava: obaveze poslodavca

Uvod

Usklađenost sa zakonom u oblasti radnih prava predstavlja jedan od najkritičnijih izazova za svako preduzeće, bez obzira na njegovu veličinu. U Francuskoj, Zakon o radu nameće poslodavcu skup preciznih obaveza: izrada ugovora, obavezno oglašavanje, vođenje registara, poštovanje radnog vremena, upravljanje ličnim podacima zaposlenih. Nepoštovanje ovih pravila izlaže preduzeće administrativnim, kaznenim i građanskim sankcijama koje mogu biti veoma teške. Ovaj članak daje pregled glavnih zakonskih obaveza, povezanih rizika i dobrih praksi u digitalnom okruženju — naročito elektronske potpisivanja — za osiguranje svake faze životnog ciklusa zaposlenog.

---

Osnovne ugovorne obaveze poslodavca

Izrada i dostavljanje ugovora o radu

U francuskom zakonodavstvu, ugovor o radu na neodređeno vrijeme (CDI) sa punim radnim vremenom nije predmet obaveze pisane forme, osim ako to zahteva kolektivni ugovor. Međutim, prenošenje evropske direktive 2019/1152 od 20. juna 2019 — takozvane „direktive o transparentnim i predvidivim uslovima rada" — nameće poslodavcu obavezu da svakom zaposlenom dostavi, najkasnije 7. dan po zapošljavanju, dokument ili skup dokumenata koji sadrže osnovne informacije o radnom odnosu (članak L. 1221-5-1 Zakona o radu, iz dekreta br. 2023-1004 od 30. oktobra 2023).

Za ugovore na određeno vrijeme, ugovore za privremene radnike, ugovore o stažu i praktikantske sporazume, pisana forma je obavezna i mora biti dostavljana u veoma strogim rokovnicama (obično 2 radna dana za CDI). Nedostatak dostavljanja pisanog ugovora u zakonom utvrđenim rokovima može dovesti do preoblikovanja CDI-ja u CDI od strane Suda za radne sporove.

Elektronska potpisivanja za kadrovski odeljenje predstavlja danas efikasno rešenje za osiguranje mogućnosti praćenja i vremenskog žiga ovih ugovornih dostava, takođe smanjujući administrativne rokove.

Obavezne klauzule u ugovorima

Ugovor o radu mora sadržavati određeni broj zakonskih klauzula:

• Identitet strana (ime, adresa, broj SIRET poslodavca)

• Datum početka radnog odnosa

• Mesto rada i, kada je primenjivo, modalnosti daljinskog rada

• Naziv pozicije, kategorija posla, hijerarhijski koeficijent

• Trajanje rada i raspodela radnog vremena

• Naknada (osnovna plata, bonusi, dodatne naknade)

• Trajanje probnog perioda i uslovi njegovo obnavljanja

• Primenjljivi kolektivni ugovor

• Sistem dopunske socijalne zaštite

Izostavljanje određenih od ovih klauzula može predstavljati prekršaj koji se može kazniti, a u određenim slučajevima zaposleni može tražiti naknadu štete.

---

Obavezno oglašavanje i informisanje zaposlenih

Dokumenti koji se moraju oglašavati u preduzeću

Članak L. 1221-16 Zakona o radu i brojni specifični tekstovi nameću poslodavcu obavezu da oglasi ili prosledi zaposlenima iscrpnu listu dokumenata. Među obaveznim oglašavanjima spadaju:

• Poslovnik (obavezan od 50 zaposlenih, članak L. 1311-2 Zakona o radu)

• Radno vrijeme i sedmični odmor

• Adresa i ime inspektora rada koji je nadležan

• Koordinate službi za hitnu pomoć

• Naziv kolektivnih ugovora i sporazuma koji se primenjuju

• Tekstovi vezani za profesionalnu ravnopravnost (članak L. 1142-6)

• Список članova delegacije zaposlenih u CSE (Socijalni i ekonomski odbor)

• Nacionalni broj za borbu protiv diskriminacije (3928)

• Odredbe Krivičnog zakonika vezane uz moralno i seksualno uznemiravanje

Od zakona br. 2021-1018 od 2. avgusta 2021 nazvanog „Zdravlje na radu", obaveze sprečavanja profesionalnih rizika su ojačane, posebno obaveza ažuriranja Jedinstvenog dokumenta za procenu profesionalnih rizika (DUERP) najmanje jednom godišnje u preduzećima sa najmanje 11 zaposlenih.

Digitalna komunikacija: između mogućnosti i usklađenosti

Zakon od 8. avgusta 2016 (Zakon o radu ili Zakon El Khomri) otvorio je put dematijalizaciji određenih obaveznih informacija, pod uslovom da zaposleni lako imaju pristup. Poslodavac može te informacije učiniti dostupnim preko intraneta ili bezbednog portala kadra. Međutim, dokaz konsultacije ostaje na teren poslodavca, što nameće rešenja sa mogućnošću praćenja. Upotreba alata kao što je AI generatori ugovora ili platforma za digitalnu potpisivanja omogućava automatizaciju ovih dokaza dostupa i dostave.

---

Upravljanje radnim vremenom i obavezni registri

Zakonska radna vremena i njihova odstupanja

Zakon o radu utvrđuje zakonsko radno vrijeme na 35 sati sedmično (članak L. 3121-27). Prekovremeni rad može biti obavljen u okviru zakonskih granica maksimalnog radnog vremena:

• 10 sati dnevno (članak L. 3121-18)

• 48 sati sedmično (članak L. 3121-20)

• 44 sata u proseku tokom perioda od 12 uzastopnih nedelja (članak L. 3121-22)

Prekoračenje ovih granica bez kolektivnog ugovora ili dozvole inspektora rada predstavlja prekršaj sa globom od 1.500 € po uključenom zaposlenom (članak R. 3124-3).

Sporazumi o paušalnom obraćanju po danima, rezervisani za rukovodeće kadrove i određene autonomne zaposlene, moraju biti izričito predviđeni kolektivnim ugovorom i navedeni u individualnom ugovoru. Odsustvo važećeg kolektivnog ugovora čini sporazum o paušalnom radu neupotrebljivim prema zaposlenom, koji može zahtevati isplatu prekovremenog rada.

Obavezni registri

Poslodavac je obavezan da vodi nekoliko registara, od kojih se neki moraju čuvati tijekom određenih vremenskih rokova:

• Jedinstveni registar osoblja: obavezan od prvog zaposlenog (članak L. 1221-13), čuvan 5 godina nakon odlaska zaposlenog

• DUERP: čuvan najmanje 40 godina prema zakonu o zdravlju na radu iz 2021

• Registar delegacije CSE i zapisnici sa sastanaka

• Registar malog broja nezgoda na radu (ako preduzeće ima medicinsku službu)

• Registar obrade ličnih podataka (GDPR, članak 30 uredbe 2016/679)

Vođenje dematijalizovanih registara dozvoljeno je pod uslovom da se osigura njihova integritet, poverljivost i dostupnost organima kontrole. Rešenja elektronske potpisivanja u preduzeću omogućavaju osiguranje ovih zahteva za integritet dokumenata.

---

Zaštita ličnih podataka zaposlenih (GDPR)

Specifične obaveze u kontekstu kadra

Opšti Zakon o zaštiti podataka (GDPR, uredba EU 2016/679) u potpunosti se primenjuje na obradu podataka zaposlenih. Kao odgovoran za obradu podataka, poslodavac mora:

• Obvestiti zaposlene o prirodi prikupljenih podataka, njihovoj svrsi, trajanju čuvanja i njihovim pravima (članovi 13 i 14 GDPR)

• Voditi registar aktivnosti obrade (članak 30)

• Postaviti Delegata za zaštitu podataka (DPO) u određenim slučajevima (članak 37), naročito u slučaju obrade velike količine osetljivih podataka (medicinski dosijei, sindikalna ubeđenja)

• Regulisati prenose podataka prema zemljama van EU

• Primenjiti odgovarajuće mere bezbednosti (enkripcija, pseudonimizacija, kontrola pristupa)

CNIL je objavio nekoliko sektorskih referentnih dokumenata za kadre, uključujući referentni dokument vezano uz administrativno upravljanje osobljem (rezolucija od 22. novembra 2012, ažurirana nakon GDPR). Narušavanja mogu dovesti do kazni do 20 miliona evra ili 4% godišnjeg svetskog prometa.

Elektronska potpisivanja kao alat GDPR usklađenosti

Upotreba sertifikovane platforme za elektronsku potpisivanja, kao što je objašnjeno u kompletan vodniku za elektronsku potpisivanja, ima dvostruku prednost: osigurava dostavljanje ugovornih dokumenata dok minimizira obradu ličnih podataka (princip minimizacije, članak 5.1.c GDPR). Biometrijski podaci potpisa zamenjuju se kriptografskim mehanizmima koji ne uključuju prikupljanje biometrijskih podataka u pravom smislu.

---

Obaveze u oblasti zdravlja, bezbednosti i sprečavanja

Opšta obaveza bezbednosti rezultata… postala obaveza ojačanih sredstava

Od presude Vrhovnog suda od 25. novembra 2015 (br. 14-24.444), sudska praksa je nuansirala obavezu bezbednosti koja leži na poslodavcu: više nije reč o apsolutnoj obavezi rezultata već o ojačanoj obavezi sredstava. Poslodavac koji dokaže da je preduzeo sve potrebne mere za zaštitu fizičkog i mentalnog zdravlja svojih zaposlenih može se osloboditi svoje odgovornosti.

Ova sudska evolucija ne smanjuje praktične zahteve:

• Procena profesionalnih rizika formalizovana u DUERP

• Godišnji program sprečavanja (PAPRIPACT) za preduzeća sa 50 ili više zaposlenih

• Obuke o bezbednosti i prvi pomoć

• Medicinski pregledi (informacijska i preventivna posetiti pri zapošljavanju, pojačano individualno praćenje za rizične pozicije)

• Prilagođavanje radnih mesta za zaposlene sa invaliditetom ili trudnoćom

Krivična odgovornost poslodavca

Nepoštovanje obaveza bezbednosti može dovesti do krivične odgovornosti poslodavca kao fizičkog lica (rukovodeća osoba, poverenica) za svesno ugrožavanje drugih osoba (članak 223-1 Krivičnog zakonika), nenamerne povrede (članak 222-19) čak i namernu usmrt (članak 221-6), sa kaznama do 3 godine zatvora i 45.000 € globe u slučaju manifestne namernog narušavanja obaveze bezbednosti.

Uspostavljanje dokumentovanih procedura, vremenski označenih registara i elektronskih potpisa na protokolima bezbednosti predstavlja dragoceni dokaz u slučaju spora, kao što je naglašeno u našem poređenju rešenja za elektronsku potpisivanja.

Zakonski okvir primenjljiv na obaveze poslodavca u radnom zakonodavstvu

Fundamentalni tekstovi domaćeg prava

Obaveze poslodavca u pogledu usklađenosti sa zakonom pronalaze svoj izvor u gustom korpusu zakonodavne i podzakonske uredbe:

• Zakon o radu: članovi L. 1221-1 i dalje (formiranje ugovora), L. 1311-1 i dalje (poslovnik), L. 3121-1 i dalje (radno vrijeme), L. 4121-1 i dalje (zdravlje i bezbednost), L. 2311-1 i dalje (predstavljanje osoblja)

• Dekret br. 2023-1004 od 30. oktobra 2023: prenošenje EU direktive 2019/1152 vezano za transparentne i predvidive uslove rada

• Zakon br. 2021-1018 od 2. avgusta 2021 nazvan „Zdravlje na radu": ojačanje DUERP, kreiranje pasoša sprečavanja, obaveza čuvanja DUERP 40 godina

• Zakon br. 2022-1598 od 21. decembra 2022 vezano uz hitne mere za radnom tržištem

• Građanski zakon, članovi 1366 i 1367: pravna vrednost elektronske potpisivanja — članak 1366 određuje da „elektronski pisani dokument ima istu dokaznu snagu kao pisani dokument na papiru" i članak 1367 definiše elektronsku potpisivanja kao „upotreba pouzdane procedure identifikacije koja garantuje njegovu vezu sa aktom kojem se priključuje"

Primenjljiva evropska regulativa

• Uredba eIDAS br. 910/2014 (i njena prevedena verzija eIDAS 2.0, uredba EU 2024/1183): definiše tri nivoa elektronske potpisivanja (jednostavna, napredna, kvalifikovana) i postavlja princip nediskriminacije između kvalifikovane elektronske potpisivanja i rukom pisane potpisivanja. Za radne ugovore, napredna (SEA) ili kvalifikovana (SEQ) elektronska potpisivanja se preporučuje za maksimalnu pravnu sigurnost

• Uredba GDPR br. 2016/679: primenjljiva na obradu ličnih podataka zaposlenih. Članak 88 dozvoljava državama članicama da predvide posebne pravilo za obradu u kontekstu radnih odnosa, pod uslovom odgovarajućih mera zaštite

• Direktiva NIS2 (EU 2022/2555): prenešena u Francusku zakonom o otpornosti aktivnosti od vitalnog značaja (LOPMI i uredba o prenošenju), nameće mere kiberbezbednosti važnim i kritičnim operaterima, što uključuje kritične kadrovski sisteme

• Norma ETSI EN 319 132: evropski tehnički standard koji definiše formate napredne elektronske potpisivanja XAdES, primenjljive na ugovorne KS dokumente

Pravni rizici u slučaju neusklađenosti

| Narušavanje | Potencijalna sankcija | |---|---| | Odsustvo pisanog ugovora (CDI) | Preoblikovanje u CDI, naknada štete | | Prekoračenje max radnog vremena | Globa od 1.500 € po zaposlenom (R. 3124-3) | | Odsustvo DUERP | Globa od 1.500 € (R. 4741-1) | | Ozbiljno narušavanje GDPR | Do 20 miliona EUR ili 4% svetskog prometa | | Nedostanak obaveznog oglašavanja | Globa od 750 € po narušavanju (R. 1227-1) | | Nesprečeno uznemiravanje | Građanska i krivična odgovornost poslodavca |

Poslodavac može validno koristiti elektronsku potpisivanja za sve KS dokumente pod uslovom da je odabrani nivo potpisivanja prilagođen osetljivosti dokumenta i da je saglasnost zaposlenog slobodna i informisana (razmatranje 155 GDPR).

Scenariji upotrebe: ojačana usklađenost KS kroz elektronsku potpisivanja

Scenario 1 — Mala i srednja fabrika od 120 zaposlenih suočena sa preoblikovanjem CDI

Mala i srednja fabrika u sektoru proizvodnje sa oko 120 zaposlenih često je koristila ugovore na određeno vrijeme da apsorbuje sezonske vrhove aktivnosti. Ugovori su slati poštom ili dostavljani lično, bez vremenski označenog dokaza dostave u zakonskom roku od 2 radna dana. U dva perioda, tri arbitraža za radne sporove dovele su do preoblikovanja u CDI, čime je ukupan trošak iznosio oko 47.000 EUR (povraćaj plata, naknade i troškovi sudskog procesa).

Nakon primene rešenja napredne elektronske potpisivanja integrisane u njihov SIRH, mala i srednja fabrika je smanjila na nulu vreme dostave ugovora (trenutna dostava, sertifikovani vremenski žig). Stopa povratka potpisanih ugovora u propisanim rokovima porasla je sa 64% na 99%, i nijedan spor vezan uz prekasniju dostavu nije registrovan tokom narednih 18 meseci. Povrat investicije, izračunat preko namenska ROI kalkulator, pokazao se pozitivnim od 4. meseca korišćenja.

Scenario 2 — Distributivna grupa sa 800 maloprodajnih mesta i decentralizovanom KS upravom

Mreža distribucije hrane koja upravlja nekoliko stotina maloprodajnih mesta u franšizi suočavala se sa kritičnom heterogenošću dokumenata: poslovnici nisu ažurirani, sporazumi o izmeni ugovora nisu vraćeni potpisani u 30% slučajeva, DUERP nepotpuni u određenim entitetima. Inspekcija rada, tokom kontrole na terenu, izdala je nekoliko poziva na red.

Grupa KS direkcija je standardizovala ceo dokumentarni ciklus preko centralizovane platforme za elektronsku potpisivanja, sa automatskim podsetnicima i tablama usklađenosti po entitetu. U roku od 6 meseci, stopa kompletnosti dokumenata porasla je sa 68% na 97%. KS timovi su povratili u proseku 2,5 sati sedmično po upravitelju koji su ranije posvećeni manuelnim podacima — što je u grupi omogućilo uštetu od 1,2 ETP.

Scenario 3 — Kabinet računovodstva koji upravlja outsourcingom KS za male i srednje tvrtke

Kabinet računovodstva od dvadeset zaposlenih nudio je usluge socijalne upravljanja za oko sto malih i srednjih tvrtki. Množestvo kontakata, geografska disperzija i raznovrsnost primenjenih kolektivnih ugovora činile su upravljanje dokazima dostave ugovora posebno kompleksnim.

Integracijom rešenja elektronske potpisivanja za pravne i računovodstvene kabinete, kabinet je mogao stvoriti parcele potpisivanja namenjene za tip dokumenta (ugovor, sporazum o izmeni, dokaz za sve račune, priznanica za naknadu), sa automatskim arhiviranom tokom zakonskih rokova čuvanja. Vrednost dodata koju vide klijenti dovela je do povećanja prosečne korpe socijalnih usluga za 18%, prema internoj proceni kabineta zasnovana na polugodišnjim anketama zadovoljstva.

Zaključak

Usklađenost sa zakonom u oblasti radnih prava nije sporedna administrativna ograničenja: ona uslovna validnost ugovora, zaštita zaposlenih i građansku i krivičnu odgovornost poslodavca. Od ugovornih obaveza do pravila oglašavanja, upravljanja radnim vremenom, vođenja registara i zaštite ličnih podataka, svaka faza KS ciklusa je obavezana preciznim tekstovima i sankcije u slučaju narušavanja.

Dematijalizacija dokumentarnih procesa, oslonjena na rešenje elektronske potpisivanja usklađeno sa eIDAS regulativom, predstavlja danas najjednostavnije poluge za osiguranje celog skupa ovih obaveza istovremeno smanjujući administrativno opterećenje. Certyneo nudi vam kompletnu platformu, sertifikovanu i usklađenu, prilagođenu izazovima KS francuskih i evropskih preduzeća.

Spremni da osigurate KS usklađenost? Otkrijte naše ponude i počnite besplatno na Certyneo već danas.