Darba likuma ievērošana: Darba devēja pienākumi

Ievads: kāpēc darba devēja atbilstība ir stratēģisks jautājums

1. gadā darba likuma ievērošana ir daudz vairāk nekā tikai administratīvs spiests pienākums: tas ir juridiskās aizsardzības, sociālās uzticības un konkurētspējas svira. Darba devējiem jāsaskaras ar blīvu normatīvo regulējumu — Darba likums, GDPR, NIS2 direktīva, kolektīvie līgumi — kuru apgūšana nosaka viņu spēju pieņemt darbā, vadīt un saglabāt savus darbiniekus. Kļūda līguma formalizēšanā, kavēšanās obligātā dokumenta sniegšanā vai nepieciešamību personisku datu pārvaldības jomā var izlaist uz uzņēmumam smagas sankcijas. Šajā rakstā ir sīkāka informācija par galvenajiem darba devēja pienākumiem, saistītajiem riskiem un ciparu rīkiem, jo īpaši elektroniskā parakstīšana cilvēkresursu vadībai, kas ļauj efektīvi uz tiem reaģēt.

---

Pamatpienākumi attiecībā uz darba līgumu

Līguma sagatavošana un sniegšana

Visvairāk redzamais jebkura darba devēja pienākums ir darba līguma formalizēšana. Darba likums nosaka precīzus noteikumus atkarībā no līguma veida:

• Nenoteikta termiņa līgums (NDL): lai arī rakstisks formāts legāli nav obligāts NDL pilna laika darbiniekam, rakstiska līguma sniegšana ir ļoti ieteicama un praktiski nosaka gandrīz visi kolektīvie līgumi. Strīda gadījumā rakstības trūkums paredz nenoteikta termiņa pilna laika līguma pastāvēšanu.

• Noteikta termiņa līgums (NTL): noteikta termiņa līgums obligāti jāizveido rakstiskā veidā un jāsniedz darbiniekam divos darbdienās pēc nodarbināšanas (Darba likuma 1242.-13. pants). Jebkuri pārkāpumi nozīmē automātisku pārkvalificēšanu uz NDL.

• Daļējā laika līgums: rakstisks formāts ir obligāts un tajā jānorāda nedēļas vai mēneša ilgums, grafiks un izmaiņu procedūra (Darba likuma 3123.-6. pants un turpmākie).

Kopš Eiropas direktīvas 2019/1152 par transparentiem un paredzamiem darba apstākļiem spēkā stāšanās, kas transponēta Franču likumos ar ārpreces palīdzību, darba devējam jāsniedz darbiniekiem apkopojošs dokuments ar būtiskai informāciju (mēģinājuma perioda ilgums, atlīdzība, brīvdienas, pārtraukuma procedūras) septiņu kalendāro dienu laikā pēc darba sākuma.

Mēģinājuma periods un tā formalitātes

Mēģinājuma periods netiek uzskatīts par doto: tas jāpaskaidro skaidri līgumā vai nodarbinātības vēstulē. Tā maksimālā ilgums ir noteikts Darba likumā un to var samazināt ar nozares vienošanos. Izlaišanas vai pārmērīgas ilguma gadījumā mēģinājuma periods tiek uzskatīts par neesošu, ekspozējot darba devēju izbeigšanas pārkvalificēšanai bez patiesa un nopietna iemesla.

Līguma parakstīšana: jautājumi un dematerializācija

Derīga paraksta iegūšana uz darba līguma ir kritiski svarīga. Elektroniskā parakstīšana, ko regulē eIDAS noteikumi, nodrošina likumīgu un izsekojamu alternatīvu papīra parakstīšanas līmenim. Tas garantē dokumenta integritāti un pušu identitāti, divus darba tiesību pamatprasības. Darba devējiem, kuri pārvalda lielu līgumu apjomu, konsultēšanās ar elektroniskā parakstīšanas risinājumu salīdzinājumu palīdz izvēlēties visvairāk piemērotu rīku viņu cilvēkresursu kontekstā.

---

Obligāto paziņojumu, informācijas un reģistru pienākumi

Obligātie paziņojumi uzņēmumā

Jebkuram darba devējam, neatkarīgi no uzņēmuma lieluma, ir jāpaskaidro savos telpās normatīvo informāciju kopums. Darba likuma 1221.-13. pants un daudzi papildu dokumenti nosaka jo īpaši:

• Piemērojamo kolektīvo līgumu un vienošanās virsraksti

• Darba inspekcijas un darba ārsta kontaktinformācija

• Teksti attiecībā uz profesionālo vienlīdzību, vardarbības apkarošanu un diskrimināciju

• Iekšējais reglaments (obligāts no 50 darbiniekiem)

• Drošības norādījumi un nākšanas iziešanas vietas

• Kopējais darba grafiks un kompensācijas atpūta

Kopš 2020. gada URSSAF un DIRECCTE pieļauj, ka dažus paziņojumus var dematerializēt caur intranet, nosacījumā, ka visiem darbiniekiem ir faktisks piekļuve.

Obligāto reģistru uzturēšana

Darba devējam ir jāuztur vairāki reģistri:

• Vienotais personāla reģistrs (1221.-13. pants), kurā jāietver visu darbinieku ieraksti un izraksti

• Deleģāto personu reģistrs (nomainīts ar CSE kopš 2020. gada)

• Profesionālo risku novērtējuma vienotais dokuments (DUERP), kas jāatjaunina vismaz vienu reizi gadā un katrai nozīmīgai darba apstākļu izmaiņai (Darba likuma 4121.-1. pants un turpmākie)

• Viegli traumu darba negadījumu reģistrs, ņemot vērā vienošanos ar darba inspekciju

Sankcijas par pārkāpumiem var sasniegt 750 EUR par katru pārkāpumu (3. klases pārkāpums), un vairākus pārkāpumus var uzkrāt.

Iekšējais reglaments un informātikas noteikumi

Obligāts uzņēmumos ar vismaz 50 darbiniekiem, iekšējais reglaments jāiesniedz CSE, jānosūta darba inspekcijai un jāpublicē pirms stāšanās spēkā. Tas nosaka noteikumus attiecībā uz disciplīnu, higiēnu un drošību. Informātikas noteikumi, lai arī nav obligāti, ir ļoti ieteicami kontekstā, kur GDPR prasa formalizēt darbinieku datu izmantošanu.

---

Pienākumi attiecībā uz algu un darba laiku

Dematerializēts darba laika uzskaites izraksts

Kopš 2016. gada 8. augusta Darba likuma, darba devējs var sniegt darba laika uzskaites izrakstus elektroniskā formātā, ja darbinieks nav iebilsis. Šis iebilšanas tiesības jārespektē un jādokumentē. Dematerializētais darba laika uzskaites izraksts jāglabā ciparu seifā, kas darbiniekam pieejams vismaz piecdesmit gadus vai līdz 75 gadu vecumam.

Obligātie darba laika uzskaites izraksta norādījumi ir uzskaitīti Darba likuma 3243.-1. pants un turpmākos. 2024. gadā darba ministrijas noteiktā darba laika uzskaites izraksta vienkāršošana samazināja obligāto rindu skaitu, vienlaikus uzlabojot sociālo ievilkumu skaidrību.

Darba ilgums un papildu stundas

Darba devējam jāpārliecinās par likumisko ilguma ievērošanu:

• 10 stundas faktiskā darba dienā (izņemot izņēmumu)

• 48 stundas nedēļā (vai 44 stundas vidēji 12 secīgās nedēļās)

• 11 stundas secīga atpūta starp divām darba dienām

• 35 stundas nedēļas likumiskais ilgums, pārsniedzot ko piemēro papildu stundu paaugstināts režīms (25% pirmajām 8 stundām, 50% pēc tam)

Šo ilgumu neievērošana izliek darba devējam skaitu kriminālajā sodībā (uzņemšanas traucēšana) un darbinieku cieštā kaitējuma atlīdzības prasībām.

Tiesības atslēgties un attālinātais darbs

Integrēts Darba likumā kopš El Khomri likuma (2016) un precizēts ar Macron ordonnances (2017), tiesības atslēgties liek uzņēmumiem ar vairāk nekā 50 darbiniekiem apspriest īstenošanas modalitātes obligātā gada sarunu (NAO) ietvaros. Attiecībā uz attālinātā darbu, attālinātā darba vienošanās vai noteikumi jāprecizē joinjability periodus, izmaksu uzņemšanos un atgriešanās kantoram apstākļus. Elektroniskā parakstīšana uzņēmumā atvieglo šo līguma papildinājumu ātru un izsekojamu formalizēšanu.

---

Pienākumi datu aizsardzības un drošības jomā

GDPR un darbinieku personīgie dati

Darba devējs ir atbildīgs par personīgo datu apstrādi attiecībā uz saviem līdzstrādniekiem GDPR nozīmē (ES noteikumi 2016/679). Šajā amatā viņam jāveic:

• Apstrādes reģistra uzturēšana (GDPR 30. pants), kas dokumentē katru apstrādes darbību, kas saistīta ar darbinieku datiem

• Darbinieku informēšana caur pieejamu un saprotamu konfidencialitātes paziņojumu

• Vākuma limitēšana tikai stingri nepieciešamajiem datiem (minimizācijas princips)

• Transferu vadīšana ārpus ES ar atbilstošām garantijām (standarta līgumu klauzulas vai atbilstības lēmums)

• Datu pārkāpumu pārvaldība un paziņošana CNIL 72 stundās, ja risks ietekmētajiem ir izrādīts

CNIL var izteikt naudas sodus līdz 20 miljoniem eiro vai 4% no gada pasaules apgrozījuma, lielākā summa tiek aizturēta.

Kiberdrošība un NIS2 direktīva

Kopš 2024. gada oktobra, NIS2 direktīva (EU direktīva 2022/2555) attiecas uz paplašinātu uzņēmumu skaitu, kas saukti par "būtiskiem subjektiem" un "svarīgiem subjektiem". Ietekmētajiem darba devējiem jāievieš kiberriska pārvaldības pasākumi, jāapmāca savus darbiniekus un jāpaziņo nozīmīgi gadījumi ANSSI. Šajā kontekstā eIDAS sertificētu elektroniskā parakstīšanas risinājumu izmantošana, ko uztur Eiropā un kas atbilst ETSI standartiem, veicina jutīgu dokumentu procesu nodrošināšanu. Lai uzzinātu vairāk, pilns elektroniskā parakstīšanas ceļvedis detalizē pārbaudes kritērijus.

Darba vietas veselība un drošība

Darba devējs ir pakļauts drošības rezultātu obligācijām, kas pārvērstas par pastiprinātu nozīmības obligācijām no Kasācijas tiesas jurisprudences (2002. gada un turpmākas evolūcijas). Konkrēti, viņam jāveic:

• Profesionālo risku novērtējums un to fiksēšana DUERP

• Prevencijas plāna īstenošana

• Jauno darbinieku un pakļauto darbinieku drošības apmācības organizēšana

• Darbinieku medicīniskā uzraudzība caur starpuzņēmumu darbā ņemto darbinieku veselības pakalpojumiem (SSTI)

Šo pienākumu neievērošana var sekmēt darba devēja neattaisnojamu pārkāpumu, kas ievērojami paaugstina darba negadījuma vai profesionālas slimības upura atlīdzību.

Tiesisks regulējums, kas piemērojams darba devēja pienākumiem

Darba likums: pamatprovizijas

Darba devējam piemērojamo normatīvo regulējumu kopums Francijā ir galvenokārt strukturēts ap Darba likumu, kura sekojošie panti ir galvenie:

• 1221.-1. pants: darba līguma definīcija un labas tikības pienākums tā izpildē

• 1242.-13. pants: NTL obligāta sniegšana divos darbdienās

• 3123.-6. pants: daļējā laika līguma formalitātes

• 4121.-1. pants un turpmākie: DUERP gada atjaunošanas obligācija

• 4121.-1. pants: vispārējais darba devēja drošības pienākums

eIDAS noteikumi un elektroniskā parakstīšana

Eiropas noteikumi Nr. 910/2014 (eIDAS), kas tieši piemērojami visiem dalībvalstīm, nosaka trīs elektroniskās parakstīšanas līmeņus: vienkāršs, progresīvs un kvalificēts. Darba tiesībās jurisprudence pieļauj progresīvu vai kvalificētu elektronisko parakstīšanu darba līgumiem. Civīlkodeksa 1366. pants atzīst elektroniskā dokumenta pierādījumu vērtību, kas ir līdzvērtīga papīra dokumentam, ar nosacījumu, ka autors var tikt pienācīgi identificēts un dokuments tiek saglabāts nosacījumos, kas garantē tā integritāti (1367. pants). eIDAS 2.0 pārskatīšana, kas notiek, pastiprina identitātes un ciparu prasības un paplašina Eiropas ciparu identitātes portfeļu (EUDI Wallet) jomu.

GDPR un darbinieku datu aizsardzība

EU noteikumi 2016/679 (GDPR) liek darba devējam, tā kvalitātē kā datu apstrādes atbildīgajam, striktos pienākumus: apstrādes likumība (6. pants), personu informēšana (13. un 14. panti), darbinieku tiesības (15.-22. panti), apstrādes reģistra uzturēšana (30. pants) un pārkāpumu paziņošana (33. un 34. panti). CNIL ir sodīšanas vara, kas var sasniegt 20 miljonus eiro. 2023. un 2024. gadā vairāki franču uzņēmumi tika sodīti par cilvēkresursu datu nosūtīšanu uz ārpus-eiropas alppakalpojumu sniedzējiem bez pietiekamām garantijām.

NIS2 direktīva un organizatoriskā kiberdrošība

Pārtransponēta Franču tiesībās ar 2024. gada 17. oktobra ordonnance, NIS2 direktīva (2022/2555/ES) liek svarīgiem un būtiskiem subjektiem ieviest formalizētu ciparu pārvaldību, ieskaitant risku pārvaldību, kas saistīta ar piegādes ķēdi. Ietekmētajiem darba devējiem jāapmāca vadības un darbinieki, jāpārbaud viņu ciparu pakalpojumu sniedzēji un jāpaziņo nozīmīgi gadījumi ANSSI 24 stundu laikā.

ETSI standarti un elektroniskā parakstīšanas kvalitāte

ETSI standarti EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) un ETSI EN 319 162 (PAdES) nosaka elektroniskās parakstīšanas progresīvo un kvalificēto formātu. Šo standartu ievērošana no uzticības pakalpojumu sniedzējiem (PSCo), kas reģistrēti Eiropas uzticības sarakstā (Trust List), garantē savietojamību un elektronisko pierādījumu pieņemamību ES tiesas procesā.

Lietošanas scenāriji: elektroniskā parakstīšana darba devēja atbilstības nolūkā

Scenārijs 1 — Mazs un vidējs uzņēmums izplatīšanā, kurš pārvalda 150 līgumus gadā

Mazs un vidējs uzņēmums pārtikas izplatīšanas nozarē nodarbina aptuveni 120 pastāvīgus darbiniekus un katru gadu pieņem darbā aptuveni piecdesmit sezonālos darbiniekus ar NTL. Pirms dematerializācijas, personāla vadības vadība veltīja vidēji 45 minūtes uz līgumu drukāšanai, pasta sūtīšanai, parakstīto atgriešanu sekošanai un fiziskai arhivizācijai. No 150 līgumiem gadā tas iestājas vairāk nekā 110 stundu administratīvam darbam, neskaitīti atgādinājumus dokumentiem, kas netika atgriezti normatīvo termiņu (2 darbdienas NTL) dēļ.

Izvietojot progresīvu elektroniskā parakstīšanas risinājumu, kas atbilst eIDAS, uzņēmums samazināja vidējo parakstīšanas termiņu no 4,2 dienām uz mazāk nekā 6 stundas. Līgumi automātiski tiek arhivizēti ciparu seifā, vienotais personāla reģistrs tiek atjaunots reālajā laikā un darba inspekcija var tikt paaugstināta ar pamatojošiem dokumentiem dažos klikšķos. Laikā ieguvusies lēme pārsniedz 80%, sasniedzot atmaksas periodu, kas ir mazāks par sešiem mēnešiem pēc sektora etalonu, kas publicēti Syntec Numérique.

Scenārijs 2 — Veselības aprūpes pakalpojumu grupa ar izkliedētām komandām

Mājas aprūpes pakalpojuma sniedzējs, kurš nodarbina aptuveni 300 māsas, aprūpētājus un dzīves palīgus, kas sadalīti vairākos departamentos, saskatās ar periodisku problēmu: izmaiņu līgumu parakstīšanu stundu vai vietu maiņas dēļ. Šie dokumenti, kas bieži ir steidzami, iepriekš bija nepieciešams nokļūt pēc galvenās biroja vai nosūtīt uz reģistrētu pastu, izraisot terminiem, kas nav saderīgi ar operacionālajiem ierobežojumiem un izliekot darba devējam riska grozīšanas vienpusēji darbā bez darbinieka formāla piekrišanas.

Ar elektronisko parakstīšanu uz mobilā tālruņa, katrs līgums tiek parakstīts no darbinieka viedtālruņa, ar spēcīgu autentifikāciju, izmantojot SMS OTP. Darba devējs glabā horodated un sertificētu pierādījumu par darbinieka piekrišanu, novēršot vēlākas iebilšanas risku. Lītigatoru skaits par darba līguma izmaiņām samazinājies aptuveni par 60% astoņpadsmit mēnešu laikā, saskaņā ar salīdzinošiem attīstības gadījumiem medicīnas un sociālajā sektorā.

Scenārijs 3 — Stratēģiskais konsultāciju birojs, kurš rīko GDPR atbilstības darba vadībā

Piecpadsmit konsultantu stratēģijas konsultāciju birojs, ņemts GDPR un Darba likuma dubulto prasību dēļ, bija jāformalizē viņu personāla datu apstrāde: RIB pieņemšana, slimības atvaļinājuma pārvaldība, apmācības sekošana un dematerializēto darba laika uzskaites izrakstu sniegšana. Nepietiekamas skaidrības paziņojumu neesamība, kas sniegtas ar līguma parakstīšanu, bija identificēts CNIL risks iekšējā auditā.

Integrējot GDPR konfidencialitātes paziņojumu tieši elektroniskā parakstīšanas darbplūsmā darba līgumam, birojs nodrošina, ka katrs jauns darbinieks ir iepazinies ar savām tiesībām pirms parakstīšanas. Lasīšanas datums un laiks ir horodated, izveido pierādījumu pret CNIL kontroli. Šī pieeja, apvienojot darba tiesību un GDPR atbilstību vienā ciparu procesā, tiek ieteikta dažādas profesionālas asociācijas konsultāciju sektorā.

Secinājumi

Darba likuma ievērošana darba devējam neaprobežojas ar atbilstīga līguma rediģēšanu: tas ietver obligāto paziņojumu pārvaldību, reģistru uzturēšanu, personīgo datu aizsardzību, kiberdrošību un darba vietas veselību. Katrs no šiem pienākumiem, ja tas tiek apņemts, izliek uzņēmumam finanšu sankciju risku, juridisku pārkvalificēšanu vai dārgus strīdus ar darbiniekiem.

Personāla vadības procesu digitalizācija, un īpaši elektroniskā parakstīšanas risinājuma, kas atbilst eIDAS prasībām, pieņemšana šodien ir viens no efektīvākajiem sviras veida punktiem darba devēja atbilstības drošības un paātrināšanas nolūkā. Certyneo ļauj pārvaldīt visu jūsu personāla vadības līgumu dzīves ciklu no vienas platformas, kas ir suverēna un sertificēta.

Uzziniet Certyneo cenas un sāciet dematerializēt savus darba devēja pienākumus šodien, vai aprēķiniet savu ROI dažu minūšu laikā.