Darbo teisės atitiktis: darbdavio pareigos

Įvadas

Prancūzijoje darbo teisės atitiktis yra nuolatinis iššūkis darbdaviams: Darbo kodeksas apima daugiau nei 3 500 straipsnių, papildytų kolektyvinėmis sutartimis, šakų sutartimis ir nuolat besivystančia jurisprudencija. Bet koks pažeidimas veido viešpatybę civilinėmis, baudžiamomis ir administracinėmis sankcijomis, kurios gali siekti kelias dešimtis tūkstančių eurų per pažeidimą. Šioje tankioje reguliacinėje aplinkoje suprasti savo pareigas, joms prioritizuoti ir jas efektyviai aprūpinti nebe pasirinkimas, o strateginė būtinybė. Šiame straipsnyje apžvelgiamos pagrindinės darbdavio teisinės pareigos — nuo darbo sutarties iki informavimo pareigų, į tai įskaitant asmeninės informacijos apsaugą — ir paaiškinama, kaip elektroninis parašas versle yra veiksminga ir saugi atitikties priemonė.

Darbo sutarties pagrindai: formalizavimas ir atitiktis

Privaloma darbo sutarties forma

Neriboto trukmės sutartis (CDI) gali būti žodine visam etui keliamoje darbuotojui, tačiau praktika beveik visuotinai reikalauja jos rašytinio sudarymų. Priešingai, riboto trukmės sutartis (CDD), dalinio etato darbo sutartis, stažo sutartis ir profesionalaus mokymo sutartis turi būti rašytinės, prievartainio persigrupavimo arba negaliojimo grėsmės (Darbo kodekso straipsniai L1242-12, L3123-6 ir L6222-4). Darbdavys turi dvi darbo dienas (skaičiuojant nuo darbo pradžios dienos) sutartį pasirašytą grąžinti darbininkui.

Vėlus perdavimas arba parašo nebuvimas darbdaviui gresia mažiausiai mėnesio atlyginimo atlyginimu. Tokiu atveju demateriorizacija per elektroninio parašo platformą, skirtą personalui, leidžia griežtai laikytis nustatytų terminų ir sukurti laiko žymėmis verstinamą įrodymą.

Privalomi sutarties elementai

Darbo sutartyje turi būti nurodomi tikslūs elementai: šalių tapatumas, darbo vieta, pareigų pavadinimas, pradžios data, bandomojo laikotarpio trukmė, atlygis ir jo mokėjimo dažnumas, darbo valandos, taikoma kolektyvinė sutartis, papildomoji pensija ir draudimas. Šių elementų praleidimas yra netinkama praktika, kuri gali sukelti žalą ir nuostolius.

Darbo kodekso straipsnis R1221-1 taip pat reikalauja pateikti vieną universalų informacinio dokumento (DUI) nurodant pagrindinius darbo santykių elementus, laikantis Europos direktyvos 2019/1152, kurie buvo perkelti į prancūzų teisę nuo 2023 m. lapkričio.

Bandomasis laikotarpis: taisyklės ir atnaujinimas

Bandomasis laikotarpis yra reglamentuojamas Darbo kodekso straipsniais L1221-19 iki L1221-26. Jo maksimali teisinė trukmė skiriasi pagal profesinę kategoriją: du mėnesiai darbininkams ir įgaliotiems asmenims, trys mėnesiai priešpriešais ir technologams, keturi mėnesiai vadovams. Jis gali būti pratęstas tik vieną kartą, jei to nusako kolektyvinė sutartis ir darbuotojas sutinka raštu. Nesuderintas pratęsimas yra lygiavertis svarbiausiems atleidimai ir kelia darbdavio atsakomybę.

Informavimo pareigos, registrai ir privalomi pranešimai

Privaloma informacija darbo vietoje

Darbdavys privalo savo patalpose rodyti privalomų dokumentų rinkinį, grėsiant baudžiamomis nuobaudomis. Tarp neginčijamų skelbimų:

• Vidinis reglamentas (privalomas nuo 50 darbuotojų)

• Darbo valandos ir poilsio valandos

• Darbo inspektoriaus, darbuotojų sveikatos ir gelbėjimo tarnybų kontaktai

• Tekstai apie lyčių lygybę ir diskriminacijos draudimą

• Taikomosios kolektyvinės sutarties pavadinimas

• Informacija apie seksualinį ir moralinį priekabiavimą (Darbo kodekso straipsnis L1153-5)

Direccte (dabar DREETS) gali patikrinti šiuos skelbimus inspektavimo metu ir sudaryti protokolą dėl pažeidimo. Dalinis dematerialization per intranetas yra priimtas, jei visi darbuotojai turi faktinį prieigą.

Vieningas personalinis registras ir Unikalioji rizikos vertinimo ataskaita

Bet kuris darbdavys nuo pirmo darbuotojo privalo vedti vieningą personalinį registrą, nurodantį vardus, pavardes, pilietybę, gimimo datą, profesijas, kvalifikacijas, įdarbinimo ir išvykimo datas (Darbo kodekso straipsnis L1221-13). Šis registras turi būti saugomas penkis metus po darbuotojo išvykimo.

Unikalioji rizikos vertinimo ataskaita (DUERP), padaryta privaloma dekretais n°2001-1016, turi būti atnaujinta kasmet ir bet kuomet keičiantis darbinėms sąlygoms. 2021 m. rugpjūčio 2 d. įstatymas sveikatos apsaugos prevencijai sustiprinti pratęsė DUERP elektroninio atsiskyrimo pareigą nacionalinio portalo atžvilgiu, nuosekliai taikytina pagal įmonės dydį iki 2024-2025 m.

Socialinės deklaracijos: DSN ir URSSAF pareigos

Nuo 2017 m. Nominalė socialinė deklaracija (DSN) yra privaloma visiems darbdaviams. Persiųsta kas mėnesį iš atlyginimo programos, ji suveda visas socialines deklaracijas (ligą, motinystę, AT/MP, pensiją, nedarbą) pas socialinės apsaugos institucijas. Bet koks DSN vėlavimas sukelia 7,50 € baudą per darbuotoją per atlikimo vėlavimo mėnesį (apribota 750 € per trūkstamą deklaraciją).

URSSAF turi penkerių metų kontrolės teisę (trijų metų praktikoje be sukčiavimo). Jei yra darbo nutylėjimo, bausmės yra ypač griežtos: atleidimas nuo naudojimų, sumažėjimas su 25 % santrumpa ir baudžiamieji procesai, galintys siekti tris metus pagrindinės bausmės ir 45 000 € baudą fiziniams asmenims.

Asmeninės informacijos apsauga ir GDPR atitiktis

RH duomenų apdorojimas: teisinės bazės ir saugojimo terminai

Darbdavys yra atsakingas apdorojimas pagal Bendrojo duomenų apsaugos reglamentą (GDPR, n°2016/679). Todėl jis turi turėti teisingą teisinę bazę kiekvienam duomenų apdorojimui apie savo darbuotojus: sutarties įvykdymas, teisinė pareiga, teisėtas interesas arba, retai, sutikimas.

RH duomenų saugojimo terminai yra reglamentuojami CNIL ir specifinės teisinės skol: algos čekiai turi būti saugomi elektroninio formato 50 metų (2016 m. El Khomri įstatymas, kodifikuotas Darbo kodekso straipsnyje L3243-4), darbuotojų failai penkus metus po jų išvykimo, vaizdo stebėjimo duomenys darbo vietoje maksimaliai vieną mėnesį.

Apdorojimo veiklos registras ir darbuotojų teisės

Darbdavys turi vesti apdorojimo veiklos registrą, dokumentuojantį kiekvieną RH apdorojimą: tikslą, duomenų kategorijas, adresatus, saugojimo trukmes ir saugumą. Darbuotojai turi prieigos, ištaisymo, ištrynimo (ribintose ribose), nešiamumo ir priešinimosi profiliavimu teises.

Duomenų pažeidimas (įsilaužimas, atlyginimo failo praradimas, netinklas algos čekio siuntimas) turi būti praneštas CNIL per 72 valandas ir, jei yra didelis rizika darbuotojų teisėms ir laisvėms, tiems darbuotojams. Sankcijos siekia iki 4 % metinio pasaulio apyvartės arba 20 M€.

Darbuotojų stebėjimas ir privatumo respektavimas

Darbdavys gali teisėtai diegti stebėjimo priemones (priešais, veiklos stebėjimo programinę įrangą, geolokaciją) su sąlyga, kad iš anksto informuotų darbuotojus ir personalo atstovus, stebėjimą sumažintų iki tikslą ir atlikti poveikio analizę (AIPD), jei apdorojimas gali sukelti aukštą riziką. Kasacijos teismas reguliariai primena, kad bet koks įrodymas, gautos nedeklaruota stebėjimo priemone, yra nepriimtinas teisme.

Darbo trukmė, atostogos ir lyčių lygybė

Laiko reguliavimas: maksimalios trukmės ir poilsis

Teisinė darbo trukmė yra nustatyta 35 valandomis per savaitę visam etui keliamam darbuotojui (Darbo kodekso straipsnis L3121-27). Išimtys egzistuoja per kolektyvines sutartis, tačiau absoliutūs stogai taikomi: 10 valandų per dieną, 48 valandos per savaitę, 44 valandos vidutiniškai per 12 nuoseklių savaičių. Darbuotojai turi teisę į mažiausiai 11 valandų nuoseklų poilsį per dieną ir 35 valandų nuoseklų poilsį per savaitę.

Šių maksimalių trukdų nevykdymas darbdaviui gresia ketvirtosios klasės prieštaravimu (750 € per darbuotoją) ir, jei yra didelė rizika darbuotojo sveikatai, pareigybės veiksmu už saugumo pareigos pažeidimą.

Atostogos ir teisinės nebuvimo priežastys

Kiekvienas darbuotojas per mėnesį dirbtą darbą įgyja 2,5 darbo dieno atostogų, arba 30 darbo dienų (penkias savaites) per metus. Nuo 2024 m. balandžio 22 d. DDADUE įstatymo (kuris perimą Europos jurisprudenciją), darbuotojai per nedarbingumą tęsia atostogų sukaupimą, darbdavys turi juos informuoti per nustatytą laiką jų grįžti.

Šioms atostogoms pridedama: motinystės atostogos (mažiausiai 16 savaičių), tėvystės atostogos (28 dienos nuo 2021 m.), žlugimuotos atostogos (12 dienų) ir daug kolektyvinių išimtinių atostogų. Šių nebuvimo valdymas ir šiurkščių ar grįžimo dokumentų pasirašymas tiesiogiai naudojasi elektroninio parašo, atitinkančio eIDAS privalumais.

Lyčių lygybė ir Pénicaud indeksas

Nuo 2018 m. profesionės atžvilgiu įstatymo, mažiausiai 50 darbuotojų turinčios įmonės turi kasmet apskaičiuoti ir skelbti lyčių lygybės indeksą (Pénicaud indeksas) iki kovo 1 d. Šis indeksas, 100 balų skalėje, vertina penkis rodiklius: atlyginimo skirtumas, didinimo tempo skirtumas, paaukštinimo tempo skirtumas, moterų, kurioms padidėjo atlygis grįžus iš motinystės atostogų, procentas ir moterų skaičius dešimtyje didžiausių atlyginimų turinčių. Žemesnis nei 75 rezultatas verčia įmonę nustatyti korekcinės priemones per tris metus, grėsiant bauda, kuri gali siekti iki 1 % darbo atlygių sumos.

Personalo atstovavimas ir kolektyvinių derybų pareigos

Socialinio ir ekonominio komiteto (CSE) įdiegimas

Nuo 2017 m. Macron įsakų, Socialinis ir ekonominis komitetas (CSE) yra vieningas personalo atstovavimo institucija įmonėms su mažiausiai 11 darbuotojų. Jo funkcijos keičiasi pagal slenkstį: konsultacija apie strategines, ekonomines ir socialines orientacijas nuo 50 darbuotojų, sveikatos, saugumo ir darbo sąlygų komisijos (CSSCT) įdiegimas nuo 300 darbuotojų.

Darbdavys privalo organizuoti profesines rinkimas kas keturis metus (arba anksčiau, jei nėra CSE), informuoti ir konsultuoti CSE apie bet kokį reorganizavimo, ekonominio atleidimo ar darbo sąlygų pokyčio projektą ir jam suteikti prieigą prie Ekonominės, socialinės ir aplinkosauginės duomenų bazės (BDESE). Konsultacijos nenaudojimas yra nusikaltimas, grėsiant 7 500 € bauda ir vieno metų kalėjimu.

Privalomų metinių derybų (NAO) pareigos

Įmonėse, kuriose yra profesinių delegatų, darbdavys privalo kasmet pradėti derybas dėl atlygio (faktinių atlyginimų, darbuotojo sutaupymo, vertės dalinio), darbo laiko ir pridėtinės vertės dalinio. Kas tris metus deryžy turi būti apie lyčių lygybę, gyvenimo kokybę ir darbo sąlygas bei darbų valdymą ir profesines perspektyvas (GEPP) nuo 300 darbuotojų.

Derybų nepradėjimas taip pat yra nusikaltimas. Įmonės sutarčių dematerialization per saugią elektroninio parašo RH platformą leidžia laikytis DREETS nustatytos pristatymo datą ir garantuoti pasirašytų dokumentų vientisumą, laikantis pilno elektroninio parašo vadovo.

Teisinė atmintis darbo teisės atitikčiai

Darbo teisės atitiktis grindžiama normų šaltinių nuslūgimu, kurį darbdavys turi suprasti vienu metu.

Darbo kodeksas : nuorinė nuoroda, jis sustruktūrina visus individualius ir kolektyvius darbo santykius. Jo iš esmės viešosios tvarkos nuostatos yra privalomi visiems be išimčių (pvz.: vaiko darbo draudimas, SMIC, didžiausios darbo valandos). Alternatyvios nuostatos gali būti pagerintos kolektyvine sutartimi, jei ji nėra mažiau palankiau nei teisė.

Sutartys ir elektroniniai parašai : Civilinio kodekso straipsnis 1366 pripažįsta elektroninį raštą kaip lygiavertį popieriniam raštui, jei asmenį, kurio jis yra, galima nuodugniai identifikuoti ir jis yra sudarytas bei saugomas sąlygomis, kurios garantuoja jo vientisumą. Straipsnis 1367 apibrėžia elektroninį parašą kaip patikimo identifikavimo metodo naudojimą. Europos reglamentas eIDAS n°910/2014 (kuris šiuo metu peržiūrimas eIDAS 2.0 — reglamentas ES 2024/1183) nustato tris parašo lygius: paprastą (SES), išplėstinį (AES) ir kvalifikuotą (QES). Darbo sutartims rekomenduojamas išplėstinis arba kvalifikuotas parašas, siekiant užtikrinti priešiškumą teismuose.

Asmeninės informacijos apsauga : GDPR (reglamentas ES n°2016/679) tiesiogiai taikomas. Jis reikalauja sumažinti principus, riboti saugojimą, saugumą (straipsnis 32) ir atsakomybę (straipsnis 5 §2). 1978 m. sausio 6 d. Informatikos ir laisvių dėl Informatikos ir laisvių įstatymas, redaguotas dekretu n°2018-1125, papildo šią priemonę Prancūzijoje.

Darbuotojų sveikata ir saugumas : dekretas n°2001-1016 reikalauja DUERP; 2021 m. rugpjūčio 2 d. įstatymas n°2021-1018 sustiprino prevencijos pareigas ir sukūrė prevencijos pasą. Europos pagrindo direktyva 89/391/CEE yra šios pareigos bendruomenės pamatas.

Lygybė ir diskriminacijos draudimas : Darbo kodekso straipsniai L1132-1 iki L1132-4 ir Europos direktyva 2000/78/CE nustato bendrą diskriminacijos draudimo principą pagal 25 kriterijus. Jei neatsakingai šio, darbdavys gresia diskriminuojamų veiksmų negaliojimo ir riboto dydžio atlyginio.

Rizikos ir sankcijos : darbo inspekcija (DREETS) turi sustiprintas galias nuo 2016 m. balandžio 7 d. ordinance: prieiga prie patalpų ir dokumentų, nurodymas, pavojingų darbų sustabdymas, tiesioginė sankcija. Prokurorą galima panaudoti baudžiamojo nusikaltimo atveju. Nuosprendžiai gali sukaupti baudas, pagalbos grąžinimą ir draudimą dalyvauti viešuosiuose pirkimuose.

Naudojimo scenarijai: darbo atitiktis ir elektroninis parašas

80 darbuotojų turinčia paslaugų mažoji ir vidutinė įmonė, susilaukianti sezoninio sutarčių pokyčio

Verslo paslaugų sektoriaus MPV nuolatiniai 80 bendradarbiai ir vidutiniškai vasarą darbą priima 40 papildomų darbuotojų pagal CDD. Anksčiau popierinė sutarčių vadyba sukėlė dažnus parašo vėlavimus: provincijose arba užsienio gyvenantys kandidatai kartais grąžindavo sutartį po nustatyto dviejų darbo dienų termino, rizikuodami darbdaviui persigrupavimą.

Diegdama elektroninio parašo sprendimą, integruotą į jos SIRH, MPV sumažino vidutinį parašo laiką nuo 4,2 dienos iki mažiau nei 18 valandų. Dokumentarinio atitikties greitis (sutartys pasirašytos nustatytu laiku) padidėjo nuo 63 % iki 97 %. Sutaupytos išlaidos spausdinimui, siuntimui ir fiziniam archyvavimui sudarė apie 8 500 € per metus, suderinamos su RH digitalizavimo sektoriaus ataskaitų skelbiamais dydžiais (numatomi pelni tarp 50 € ir 120 € per apdorotą failą).

Vidutinės dydžio pramonės grupė, valdanti NAO ir kolektyvines sutartis

Apie 1 200 darbuotojų turinti ETI pramonės įmonė, paskirstyta keturiose gamybos vietose, turėjo kasmet baigti kelis susitarimus (NAO, sutartis dėl darbo laiko, darbuotojo taupymo planą), kurie reikalavo dalyvavimo profesinių delegatų, buvusių skirtingose vietose. Popierinė procesa reikalavo kelionių, persiuntimo vėlavimo ir riziko prarasti arba pažeisti dokumentus prieš jų įkėlimą DREETS TéléAccords platformoje.

Suimant kvalifikuoto elektroninio parašo sprendimą, buvo sumažintas sutarčių baigimo laikas nuo 21 vidurkio dienos iki 4 darbo dienų. Automatinis depozitas TéléAccords, kartu su laiko žymomis naudoti parašais, pašalino ginčus dėl sutarčių formalios galiojimo. ETI taip pat sugebėjo saugoti savo profesinių duomenų valdymą (jautrūs duomenys pagal GDPR, straipsnis 9) šifrų šifrumo apsaugos dėka.

RH konsultavimo kabinetas, kuris išoriniai sutarčių vadybai savo klientams

Konsultavimo kabinetas, kuris išorinkai vadyba apie 20 MVL/MVK klientų darbo sutartis, sutarties pakeitimo ir konvencionalinio atsistatydinimo dokumentus. Akiui atsidavę skirtingas kolektyvines sutartis ir daugybę suinteresuotų šalių (išoriniais DRH, lyderiai, darbuotojai), kabinetas reikalavo darbastatinio sprendimo, kuris leistų sekti kiekvieną parašą ir archyvuoti dokumentus teisiškai įrodyti.

Panaudodama elektroninio parašo platformą, skirtą juridiniams ir RH kabinetams, kabinetas sugebėjo pasiūlyti aukštesnį paslaugų lygį savo klientams, kartu sumažindama jos operacinės dokumentarijos išlaidas 30 %. Dematerialization konvencioninio atsistatydinimo — kurio CERFA formos turi pasirašytos abi šalys ir elektroniniu būdu persiunčiamos DREETS — ypatingai naudojosi kvalifikuotu laiku, padarius bet kokią vėlesnę ginčą dėl parašo datos beveik neįmanoma.

Išvada

Darbo teisės atitiktis neapsiriboja statiško teisės kūno pasyviu laikymu: ji reikalauja nuolatinio reguliacinio švyturio, valdytų dokumentų procesų ir kiekvienos įmonės operacinės realybės priemonių. Nuo darbo sutarties iki DUERP, nuo DSN iki privalomų derybų, kiekviena pareiga nešioja sankcijos riziką, jei ji netinkama aprūpinta arba nesutvarkyta.

Elektroninis parašas, atitinkantis eIDAS, šiandien yra viena iš veiksmingiausiųjų priemonių RH dokumentarijos grandinei saugoti, laikytis teisinių terminų ir įrodyti veiksmų vientisumą kontrolės arba bylos atveju. Certyneo lydi jus šioje kelionėje su RH ir juridinėms komandom skirta platforma.

Paruošti saugoti savo darbo dokumentus? Sužinokite Certyneo kainas arba pradėkite nemokamai šiandien.