Suglasnost sa zakonom u radnom pravu: obveze poslodavca

Uvod

Suglasnost sa zakonom u radnom pravu predstavlja jedno od najkritičnijih pitanja za svako poduzeće, bez obzira na njegovu veličinu. U Francuskoj, Zakonik o radu nameće poslodavcu niz preciznih obveza: izrada ugovora, obavijest propisana zakonom, vođenje registara, poštovanje radnog vremena, upravljanje osobnim podacima zaposlenih. Nepoštivanje ovih pravila izlaže poduzeće upravnim, kaznenim i građanskim sankcijama koje mogu biti teške. Ovaj članak pregleda glavne zakonske obveze, povezane rizike i dobre prakse digitalizacije — osobito elektronički potpis — kako bi se osigurala sigurnost svakog stadija životnog ciklusa zaposlenika.

---

Temeljne ugovorne obveze poslodavca

Izrada i dostava ugovora o radu

U francuskom pravu, ugovor o radu na neodređeno vrijeme (CDI) za puno radno vrijeme nije podvrgnut obvezi pisanog oblika, osim ako kolektivni ugovor nije drugačiji. Međutim, transponicija europske direktive 2019/1152 od 20. lipnja 2019. — zvane „Direktiva o transparentnim i predvidljivim uvjetima rada" — obvezuje poslodavca da svakom zaposleniku, najkasnije 7. dan kalendara nakon zaposlenja, dostavi dokument ili skup dokumenata koji sadržavaju bitne informacije o odnosu rada (članak L. 1221-5-1 Zakonika o radu, nastao od uredbe br. 2023-1004 od 30. listopada 2023.).

Za ugovore na određeno vrijeme, privremene ugovore, ugovore o ucjenjivanju i sporazume o stažiranju, pisani oblik je obavezan i mora biti dostavljan u vrlo strogim rokovima (obično 2 radna dana za ugovor na određeno vrijeme). Nedostava dostave pisanog ugovora u zakonom određenim rokovma može dovesti do prevrstavitve ugovora na određeno vrijeme u CDI od strane Vijeća za radne sporove.

Elektronički potpis za ljudske resurse sada predstavlja efikasno rješenje kako bi se osigurala praćljivost i vremensko označavanje ovih ugovornih dostava, dok se istodobno skrate upravni rokovi.

Obavezne odredbe u ugovorima

Ugovor o radu mora sadržavati nekoliko zakonskih odredbi:

• Identitet stranaka (ime, adresa, broj SIRET poslodavca)

• Datum početka radnog odnosa

• Mjesto rada i eventualno modaliteti rada od kuće

• Naziv radnog mjesta, kategorija zaposlenika, hijerarhijski koeficijent

• Radno vrijeme i raspodjela satnica

• Nadnica (osnovna plaća, bonusi, naknade u naravi)

• Trajanje probnog razdoblja i uvjeti njegova obnavljanja

• Primjenjivi kolektivni ugovor

• Režim dopunskog socijalnog osiguranja

Izostanak nekih od ovih odredbi može predstavljati kaznivo kršenje, a u određenim slučajevima, omogućiti zaposleniku da zatraži naknadu štete.

---

Obavezna obavijest i informiranje zaposlenih

Dokumenti koje treba objaviti u poduzeću

Članak L. 1221-16 Zakonika o radu i brojni specifični tekstovi obvezuju poslodavca da objavi ili dâ zaposljenima na znanje cjelovitu listu dokumenata. Među obaveznim objavama nalaze se:

• Pravilnik o radu (obavezan od 50 zaposlenih, članak L. 1311-2 Zakonika o radu)

• Radno vrijeme i tjedno odmore

• Adresa i ime nadležnog inspektora rada

• Koordinate hitnih službi

• Naziv primjenjivih kolektivnih ugovora i sporazuma

• Tekstovi vezani uz jednakost na poslu (članak L. 1142-6)

• Popis članova delegacije osoblja pri CSE (Odbor za socijalnu i gospodarsku politiku)

• Nacionalni broj za borbu protiv diskriminacije (3928)

• Odredbe Kaznenog zakona vezane uz mobing i seksualne napade

Od zakona br. 2021-1018 od 2. kolovoza 2021. nazvanog „Zdravlje na radu", obveze sprječavanja profesionalnih rizika pojačane su, posebice obavezna ažuriranja Jedinstvenog dokumenta za procjenu profesionalnih rizika (DUERP) najmanje jednom godišnje u poduzećima s najmanje 11 zaposlenih.

Digitalna komunikacija: između mogućnosti i suglasnosti sa zakonom

Zakon od 8. kolovoza 2016. (zakon „Rad" ili zakon El Khomri) otvorio je put dematerijalizaciji određenih obaveznih informacija, pod uvjetom da je zaposljenima dostupna jednostavno. Poslodavac može dakle staviti ove informacije na raspolaganju putem intranetea ili sigurnog portala RH-a. Međutim, dokaz konzultiranja ostaje na njegovu bremenu, što nameće rješenja s tragom. Korištenje alata kao što je generator ugovora AI-om ili platforma za digitalni potpis omogućuje automatiziranje ovih dokaza o pristupu i dostavi.

---

Upravljanje radnim vremenom i obavezni registri

Zakonska trajanja i njihova odstupanja

Zakonik o radu uspostavlja zakonsko radno vrijeme na 35 sati tjedno (članak L. 3121-27). Prekovremeni rad može se obaviti u okviru zakonskih vremenskih ograničenja:

• 10 sati dnevno (članak L. 3121-18)

• 48 sati tjedno (članak L. 3121-20)

• 44 sata prosječno tijekom razdoblja od 12 uzastopnih tjedana (članak L. 3121-22)

Prekoračenje ovih ograničenja bez kolektivnog sporazuma ili dozvole inspektora rada predstavlja prekršaj provjeren globom od 1.500 € po zaposleniku u pitanju (članak R. 3124-3).

Sporazumi o forfaitnom obračunu po danima, namijenjeni menadžerima i određenim autonomnim zaposlenima, moraju biti izričito predviđeni kolektivnim sporazumom i navedeni u pojedinačnom ugovoru. Nedostatak valjanog kolektivnog sporazuma čini sporazum o forfaitnom obračunu neprotivljenim zaposleniku, koji može tada zahtijevati isplatu prekovremenog rada.

Obavezni registri

Poslodavac je obvezan održavati nekoliko registara, od kojih neki moraju biti čuvani tijekom specifičnih razdoblja:

• Jedinstveni registar osoblja: obavezan od prvog zaposlenika (članak L. 1221-13), čuvan 5 godina nakon odlaska zaposlenika

• DUERP: čuvan najmanje 40 godina prema zakonu Zdravlje na radu od 2021.

• Registar delegacije CSE-a i zapisnici sa sjednica

• Registar manjih nesreća na radu (ako poduzeće ima zdravstvenu službu)

• Registar obrade osobnih podataka (GDPR, članak 30 uredbe 2016/679)

Dematerijalizirano vođenje ovih registara dozvoljeno je pod uvjetom da se osigura njihova cjelovitost, povjerljivost i dostupnost inspektorima za nadzor. Rješenja elektroničkog potpisa u poduzeću omogućavaju osiguranje tih zahtjeva cjelovitosti dokumenata.

---

Zaštita osobnih podataka zaposlenih (GDPR)

Specifične obveze u kontekstu RH-a

Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR, uredba EU 2016/679) u cijelosti se primjenjuje na obradu podataka zaposlenih. Kao odgovorna osoba za obradu, poslodavac mora:

• Obavijestiti zaposlenike o naravi prikupljenih podataka, njihovoj svrsi, trajanju čuvanja i njihovim pravima (članci 13 i 14 GDPR-a)

• Voditi registar aktivnosti obrade (članak 30)

• Odrediti Povjerenike za zaštitu podataka (DPO) u određenim slučajevima (članak 37), osobito u slučaju obrade u većim razmjerama osjetljivih podataka (medicinski dosijei, sindikalne uvjerenja)

• Regulirati prijenose podataka prema državama izvan EU-a

• Primijenjivati odgovarajuće mjere sigurnosti (šifriranje, pseudonimizacija, kontrola pristupa)

CNIL je objavila nekoliko sektorskih referentnija RH-a, uključujući referencijal vezana uz upravnu upravljanja osobljem (odluka od 22. studenog 2012., ažurirana nakon GDPR-a). Kršenja mogu dovesti do sankcija koje dosižu 20 milijuna eura ili 4% godišnjeg svjetskog prometa.

Elektronički potpis kao alat suglasnosti sa GDPR-om

Korištenje certificiranog platforme za elektronički potpis, kao što je objašnjeno u kompletnom vodiču elektroničkog potpisa, ima dvostruku prednost: osigurava dostavu ugovornih dokumenata dok se istovremeno minimiziraju obrađeni osobni podaci (princip minimizacije, članak 5.1.c GDPR-a). Biometrijski podaci potpisa zamijenjeni su kriptografskim mehanizmima koji ne uključuju prikupljanje biometrijskih podataka u strogom smislu.

---

Obveze u pogledu zdravlja, sigurnosti i sprječavanja

Opća obveza sigurnosti rezultata… postala sredstava pojačana

Od odluke Vrhovnog suda od 25. studenog 2015. (br. 14-24.444), sudska praksa je nijansirala obvezu sigurnosti na poslodavcu: više nije očita obveza rezultata nego ojačana obveza sredstava. Poslodavac koji dokaže da je poduzeo sve potrebne mjere za zaštitu fizičkog i mentalnog zdravlja zaposlenih može se osloboditi odgovornosti.

Ova sudska razvoj ne olakšava, međutim, praktične zahtjeve:

• Procjena profesionalnih rizika formalizirana u DUERP-u

• Godišnji program sprječavanja (PAPRIPACT) za poduzeća s 50 i više zaposlenih

• Obuka sigurnosti i prvi medicinski postupci

• Medicinski pregledi (pregled informacija i sprječavanja pri zaposlenju, ojačan pojedinačni praćenje za rizične pozicije)

• Prilagodbe radnih mjesta za zaposlenike s invaliditetom ili trudnoće

Kaznena odgovornost poslodavca

Kršenje obveza sigurnosti može angažirati kaznenu odgovornost poslodavca kao fizičke osobe (voditelja, povjernika za ovlasti) za namjernu ugrozu drugoga (članak 223-1 Kaznenog zakona), nehotične povrede (članak 222-19) čak nehotičnu smrt (članak 221-6), s kaznom koje dosižu do 3 godine zatvora i 45.000 € globe u slučaju očitog namernog kršenja obveze sigurnosti.

Uspostava dokumentiranih procedura, vremenski označenih registara i elektroničkih potpisa na protokolima sigurnosti predstavlja dragocjeno dokaz u slučaju spora, kao što je istaknuto u našem usporedbi rješenja za elektronički potpis.

Zakonski okvir primjenjiv na obveze poslodavca u radnom pravu

Temeljni tekstovi domaće legislacije

Obveze poslodavca u pogledu suglasnosti sa zakonom izviru iz guste zakonske i regulatorne korporacije:

• Zakonik o radu: članci L. 1221-1 i sljedeće (nastanak ugovora), L. 1311-1 i sljedeće (pravilnik o radu), L. 3121-1 i sljedeće (radno vrijeme), L. 4121-1 i sljedeće (zdravlje i sigurnost), L. 2311-1 i sljedeće (predstavljanje osoblja)

• Uredba br. 2023-1004 od 30. listopada 2023.: transponiranje direktive EU 2019/1152 o transparentnim i predvidljivim uvjetima rada

• Zakon br. 2021-1018 od 2. kolovoza 2021. nazvan „Zdravlje na radu": ojačanje DUERP-a, stvaranje putovnice sprječavanja, obveza čuvanja DUERP-a tijekom 40 godina

• Zakon br. 2022-1598 od 21. prosinca 2022. o hitnim mjerama za tržište rada

• Građanski zakonik, članci 1366 i 1367: pravna vrijednost elektroničkog potpisa — članak 1366 određuje da je „elektronički pismeni dokument sa istom dokaznom vrijednosti kao pismeni dokument na papiru" i članak 1367 definira elektronički potpis kao „korištenje pouzdanog postupka identifikacije koji garantira njegovu vezu s aktom kojem se prilaže"

Primjenjiva europska regulacija

• Uredba eIDAS br. 910/2014 (i njena revidirana verzija eIDAS 2.0, uredba EU 2024/1183): definira tri razine elektroničkog potpisa (jednostavni, napredni, kvalificirani) i postavlja princip nediskriminacije između kvalificiranog elektroničkog potpisa i ručnog potpisa. Za ugovore o radu, preporučuje se napredni (SEA) ili kvalificirani (SEQ) elektronički potpis kako bi se maksimalizirala pravna sigurnost

• Uredba GDPR br. 2016/679: primjenjuje se na obradu osobnih podataka zaposlenih. Članak 88 dozvoljava članicama da predvide specifična pravila za obrade u kontekstu radnih odnosa, pod uvjetom odgovarajućih mjera zaštite

• Direktiva NIS2 (EU 2022/2555): transponirana u Francuskoj zakonom o otpornosti aktivnosti od vitalnog značaja (LOPMI i uredbe o transponiciji), nameće mjere cyber sigurnosti na ključne i važne operatere, što uključuje kritične RH sustave

• Norma ETSI EN 319 132: europski tehnički standard koji definira formate naprednog elektroničkog potpisa XAdES, primjenjivi na ugovorne dokumente RH-a

Pravni rizici u slučaju nesuglasnosti

| Kršenje | Moguća sankcija | |---|---| | Nedostatak pisanog ugovora (određeno vrijeme) | Prevrstavnija u CDI, naknade štete | | Prekoračenje max radnog vremena | Globa od 1.500 € po zaposleniku (R. 3124-3) | | Nedostatak DUERP-a | Globa od 1.500 € (R. 4741-1) | | Teško GDPR kršenje | Do 20 M€ ili 4% svjetskog godišnjeg prometa | | Neuspjeh obavijesti | Globa od 750 € po kršenju (R. 1227-1) | | Mobing neusprješen | Građanska i kaznena odgovornost poslodavca |

Poslodavac može validno koristiti elektronički potpis za sve RH dokumente čim je odabrana razina potpisa prilagođena osjetljivosti dokumenta i pristanak zaposlenika je slobodan i informiran (razmatranje 155 GDPR-a).

Scenariji korištenja: pojačana suglasnost RH-a elektroničkim potpisom

Scenarij 1 — Mala i srednja tvornica s 120 zaposlenih suočena s prevrstavnjom ugovora na određeno vrijeme

Mala i srednja proizvodna tvornica koja zapošljava oko 120 zaposlenih masivno je koristila ugovore na određeno vrijeme kako bi apsorbirala sezonske vrhunce aktivnosti. Ugovori su slani poštom ili dostavljani uručenjem, bez vremenski označenog dokaza dostave u zakonskom roku od 2 radna dana. U dva perioda, tri spora pred Vijećem za radne sporove dovela su do prevrstavnija u CDI, što je predstavljalo ukupni trošak od oko 47.000 € (povrat plaće, naknade i troškovi postupka).

Nakon primjene rješenja za napredni elektronički potpis integrirane u svoj SIRH, mala i srednja tvornica je smanjila rok dostave ugovora na nulu (trenutna transmisija, certificirani vremenski žig). Stopa vraćenih potpisanih ugovora u dozvoljenim rokovma porasla je sa 64% na 99%, i nijedan spor vezan uz zakašnjelu dostavu nije zabilježen tijekom sljedećih 18 mjeseci. Povrat ulaganja, izračunat kroz dedicirani ROI kalkulator, pokazao se pozitivan od 4. mjeseca korištenja.

Scenarij 2 — Distribucija grupa s 800 točaka prodaje i decentraliziranom RH upravom

Mreža za distribuciju hrane koja upravlja nekoliko stotina točaka prodaje u franšizi bila je suočena s kritičnom dokumentarnom nejednakošću: pravilnici o radu nisu ažurirani, dopunjeni ugovori nisu vraćeni potpisani u 30% slučajeva, DUERP-ovi nisu cjeloviti u određenim entitetima. Inspektor rada, tijekom kontrole na mjestu, dao je nekoliko upozorenja.

Direkcija RH grupe standardizirala je cijeli dokumentarni ciklus preko centralizirane platforme za elektronički potpis, s automatskim podsjetnike i tablama suglasnosti po entitetu. U 6 mjeseci, stopa cjelovitosti dokumenata porasla je sa 68% na 97%. RH timovi oporavili su u prosjeku 2,5 sata tjedno po upravitelju prethodno posvećenih ručnim potsjetnike — što je ekonomija od oko 1,2 ETP na razini grupe.

Scenarij 3 — Kabinet računovodstvene ekspertize upravljajući outsourcingom RH-a klijenta TPE

Kabinet računovodstvene ekspertize s dvadesetak suradnika nudio je usluge upravljanja socijalnim pitanjima za stotinu male i srednje tvrtke klijentima. Mnoštvo sugovornika, zemljopisna disperzija i raznolikost primjenjivih kolektivnih ugovora činile su upravljanja dokazima dostave ugovora posebno kompleksnim.

Integrirajući rješenje za elektronički potpis za pravne i računovodstvene kabinete, kabinet je mogao kreirati dedicirane potpise po vrsti dokumenta (ugovor, dopunjenje, rečun za sve sume, potvrda za sve sume), s automatskom arhivacijom tijekom zakonskih rokova čuvanja. Dodana vrijednost koju su percipirali klijenti dovela je do povećanja prosjeka košara socijalnih usluga za 18%, prema procjeni kabineta temeljenoj na polugodišnjim anketama zadovoljstva.

Zaključak

Suglasnost sa zakonom u radnom pravu nije sporedna upravna ograničenja: uvjetuje valjanost ugovora, zaštitu zaposlenih i građansku i kaznenu odgovornost poslodavca. Od ugovornih obveza do pravila obavijesti, prosljeđivanja radnog vremena, vođenja registara i zaštite osobnih podataka, svaki stadij RH ciklusa reguliran je preciznim tekstima i sankcije u slučaju kršenja.

Dematerijalizacija dokumentarnih procesa, potkrijepljena rješenjem za elektronički potpis usklađenim s uredbom eIDAS, predstavlja danas najefikasnije poluge za osiguranje sve ove obveze dok se smanjuje upravna opterećenja. Certyneo vam nudi polnjsku platformu, certificiranu i usklađenu, prilagođenu RH izazovima francuskih i europskih poduzeća.

Spreman osigurati svoju suglasnost RH-a? Otkrijte naše ponude i počnite besplatno na Certyneo već danas.